El Director de Operaciones: Un rol clave para la rentabilidad de tu empresa

Mejorar la rentabilidad de las empresas requiere optimización constante de los procesos de operaciones. Dotados de una valiosa experiencia y empoderamiento, los directores de operaciones tiene la capacidad de establecer criterios distintivos para garantizar la rentabilidad de los servicios que prestan sus negocios.

Sin embargo, a medida que las empresas crecen, la complejidad de esta función se intensifica con más datos y participantes. Esto puede llevar a la pérdida de control y afectar la rentabilidad de los proyectos y servicios. En este contexto, surgen herramientas y metodologías innovadoras que ayudan a estos profesionales en su labor.

El enfoque de Zinkee permite a los directores de operaciones aplicar su experiencia de manera efectiva en los procesos empresariales para así incrementar su rentabilidad.

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¿Qué hace un director de operaciones? 

En este caso, al nombrar al director de operaciones nos referimos a responsables en empresas de servicios orientadas a proyectos, tales como constructoras, empresas de reformas, empresas de ingeniería, consultoría o instalación. En estos negocios, dónde el servicio prestado viene definido por un presupuesto, un alcance y un plan de ejecución, la rentabilidad está muy ligada al modelo operativo que implementen estas organizaciones. Estos profesionales, pueden pueden denominar su función de diversas maneras según el tamaño de la empresa y su nivel de responsabilidad: director de operaciones, gerente de operaciones, jefe de proyectos, responsable de producción, etc. y se enfrentan al desafío de gestionar varios servicios o proyectos simultáneamente, llegando a liderar en ocasiones equipos de una envergadura considerable. 

La naturaleza dinámica de su rol implica la búsqueda constante de mejoras en los procesos

Su principal objetivo es garantizar la rentabilidad de estos servicios, centrándose en la eficiencia y la optimización de costos. La naturaleza dinámica de su rol implica la búsqueda constante de mejoras en los procesos, incorporando disciplinas como Six Sigma o metodologías Lean. Su criterio único, basado en la experiencia y el conocimiento interno de la organización, es fundamental, ya que entender cómo operar de manera rentable requiere un conocimiento profundo del contexto del negocio. 

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Entre sus responsabilidades habituales se encuentran

1. Planificación estratégica operativa alineada con los objetivos de la empresa, y definición de metas y objetivos para los proyectos o servicios.
2. ‍Planificación de proyectos. Desarrollar planes detallados para la ejecución de proyectos. Establecer hitos y plazos, e identificar y gestionar los riesgos asociados a cada proyecto.
3. Gestión de equipos. Supervisar y liderar equipos multidisciplinarios, asignar roles y responsabilidades dentro de los proyectos, y fomentar un ambiente de trabajo colaborativo.
4. ‍Presupuesto y finanzas. En ocasiones, dependiendo del tamaño de la empresa elaborar presupuestos para proyectos, gestionar los recursos financieros asignados a los proyectos y control de costes, y evaluar la rentabilidad de estos.
5. ‍Optimización de todos los procesos. Implementar metodologías eficientes, como Six Sigma o Lean, mejorar continuamente los procesos operativos, y buscar formas de aumentar la eficiencia y reducir los costos.
6. ‍Gestión de la calidad. Establecer estándares de calidad para los proyectos, y supervisar la implementación y cumplimiento de normativas y estándares.

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El rol del director de operaciones abarca además otras áreas en términos de comunicación, encargándose de facilitar interacciones efectivas entre el equipo, y de interactuar con clientes y proveedores para asegurar la satisfacción y cumplimiento de requisitos. En el ámbito tecnológico, evalúa y selecciona herramientas adecuadas para la gestión de proyectos, implementando sistemas que optimicen la eficiencia y visibilidad. 

También es habitual que se ocupen de aspectos como la seguridad laboral y el cumplimiento normativo, garantizando el acatamiento de normativas y supervisando la implementación de medidas de seguridad en los proyectos. En el aspecto documental, el director de operaciones puede ser también responsable de que la documentación esté completa y organizada de cada proyecto, archivando información relevante para futuras referencias y posibles auditorías. 

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¿Qué retos enfrentan para hacer sus operaciones rentables?

El desafío que enfrenta un gerente o director de operaciones para rentabilizar cualquier proyecto radica en el aumento de complejidad a medida que crece la empresa. Con el aumento en el número de servicios y proyectos que gestiona simultáneamente, así como el incremento en la cantidad de participantes en los equipos bajo su supervisión, se encuentra en medio de un flujo constante de datos que requieren actualización por parte de múltiples personas en un periodo de tiempo limitado. 

Unido al nivel de complejidad derivado del volumen de datos y tamaño de equipos, hay que considerar también que la optimización de las operaciones es en esencia una actividad dinámica y requiere evolución constante para aplicar la mejora continua en la búsqueda de la eficiencia.

En este punto las herramientas habituales, como Excel, otras hojas de cálculo o herramientas de seguimiento de proyectos, se quedan cortas y generan un riesgo severo de diferir la actuación, toma de decisiones subóptima y pérdida de control. Otras alternativas como ERP empresariales o especialistas, resultan complejas y rígidas y dificultan que estos profesionales implementen los procesos según su propio criterio, lo que obliga a las empresas a cambiar sus procesos y perder sus diferenciadores.

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¿Qué soluciones facilitan la optimización de las operaciones? 

Para afrontar esta nueva complejidad de datos y participantes, la digitalización del modelo operativo ofrece una oportunidad a las empresas para seguir incrementando su rentabilidad mientras avanzan en su crecimiento. Idealmente, este nuevo modelo operativo debería cumplir las siguientes condiciones:

• Ofrecer flexibilidad para que los responsables de operaciones puedan poner en práctica su propio enfoque, el cual constituye su distintivo frente a la competencia. Su conocimiento del contexto de negocio es clave para identificar e implementar las mejoras clave que mejorarán la rentabilidad del negocio.
• ‍Ofrecer simplicidad y ser intuitivo en su evolución y mantenimiento, facilitando que los responsables de operaciones asuman el control a lo largo del tiempo. Así, podrán prescindir de la necesidad de intervención de equipos de TI o consultores externos en su búsqueda de la mejora continua, actuando con agilidad y eficiencia ante los retos que vayan sucediendo.
• Contar con la capacidad suficiente para consolidar la información en una única fuente, escalable y de fácil actualización. Los datos correctos y accesibles en tiempo real facilitarán la toma de decisiones óptimas y oportunas.
• Promover una colaboración efectiva entre todos los involucrados en el proyecto o servicio, tanto internos como externos, destacando la importancia de poner a las personas en el centro para abordar y resolver los desafíos.
• Incentivar la respuesta mediante indicadores precisos y reglas de negocio automatizadas. Facilitando la rápida intervención ante posibles problemas que puedan afectar la rentabilidad.

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¿Qué riesgos aparecen para adoptar un nuevo modelo operativo?

Dar el paso hacia esta transformación digital puede ser un reto cargado de incertidumbre. En este camino, el director de operaciones como líder del cambio deberán enfrentar tanto una probable resistencia interna en su organización como la incertidumbre propia de un proceso de cambio. Podemos distinguir dos grupos de obstáculos:

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Hábitos que lastran la evolución de la organización

• Realizar ajustes en el sistema operativo de la empresa constituye una transformación significativa, no exenta de complicaciones. Este cambio tecnológico implica una reconfiguración tanto en la forma de trabajo del director de operaciones como en la dinámica operativa de toda la empresa. Y demanda una inversión de energía, empoderamiento y experiencia específica para gestionar eficazmente este tipo de transformaciones.
• Especialmente en industrias aún poco digitalizadas, esta transformación se puede considerar una iniciativa pionera y cargada de incertidumbre. Probablemente muchas organizaciones prefieran aún que otros den los primeros pasos para seguirles en el cambio.

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Ansiedad ante la incertidumbre a la transformación digital

• Enfrentarse a una transformación de esta índole coloca al director de operaciones o al patrocinador del cambio en una situación de exposición dentro de su empresa. Introducir cambios, especialmente en entornos no digitalizados, suele encontrar resistencia por parte de los equipos, y ser el promotor de estos ajustes puede generar opositores.
• Además, es posible que carezca de la experiencia previa necesaria para liderar eficazmente este proceso de cambio. Recordemos que son cambios que requieren de capacidades multidisciplinares y un gran grado de empoderamiento.
• El desenlace está sujeto a incertidumbre. Este cambio no solo está condicionado por la elección de la herramienta para el sistema operativo, ya que intervienen otros elementos y los efectos tomarán su tiempo en manifestarse.

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Cómo Zinkee ha ayudado a otros directores de operaciones

En Zinkee conocemos algunos de los secretos del éxito, pues ya hemos presenciado cómo numerosas empresas han seguido este camino hacia el triunfo en la transformación digital. 

Estos son algunos de nuestros ingredientes para ayudarte:

• Reducción de obstáculos. Nuestra plataforma es completamente adaptable, sencilla y fácil de entender y gestionar. De esta forma, las empresas pueden integrarla con facilidad, ya que se ajusta perfectamente a cualquiera de sus requisitos.
• Nos asociamos con nuestros clientes como aliados y compañeros, no simplemente como proveedores. No aplicamos tarifas por servicios de consultoría, ya que nuestra motivación principal radica en permitir que cada organización adquiera autonomía de manera rápida para implementar Zinkee de la manera más eficiente.
• Promovemos la exploración al tiempo que minimizamos la exposición al riesgo para nuestros clientes. De esta forma podemos brindar un enfoque de precios muy eficaz y adaptable, sin imponer obstáculos para retirarse en el momento que lo desees.

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