Mejora la rentabilidad de tu negocio: Control económico de proyectos con Zinkee

Continuamos nuestra serie de artículos relacionados con la gestión económica de proyectos con un ejemplo acerca de cómo se podría resolver este proceso en un software de gestión. 

Detallaremos el proceso dividendo en cinco pasos clave. Para cada uno indicaremos los objetivos y los retos que presenta:

1. Planificación: El primer paso hacia la rentabilidad
2. Control automático de costes en tiempo real
3. Seguimiento continuo de la rentabilidad y toma de decisiones a tiempo
4. Adaptación a los cambios y actualización de la línea base
5. Visión agregada y control económico de todos los proyectos

Si bien utilizamos una solución de gestión de proyectos como Zinkee para explicar cada punto del proceso, este método sería aplicable con otras soluciones de características similares.

Enfoque colaborativo

Bajo nuestra experiencia, la clave para que los proyectos se ejecuten sin desviaciones radica en facilitar la colaboración entre equipos. La ejecución de un proyecto supone una coordinación precisa de participantes. Normalmente en un entorno de cambio constante. Un retraso en una tarea, por ejemplo, puede implicar la necesidad de subcontratar recursos adicionales y esto según cada organización puede requerir involucrar de manera oportuna a equipos como Compras o Recursos Humanos. Equipos que por cierto no suelen estar en el día a día frente al cliente.

Frente a soluciones que priorizan otros aspectos, Zinkee promueve un enfoque dónde:

• Se puede controlar el proyecto de principio a fin. Desde el presupuesto hasta la facturación, toda la información del ciclo de vida completo del proyecto está en Zinkee
• Todas las áreas implicadas en un proyecto participan en torno a la misma información que está disponible para todos los participantes en tiempo real. 

Veremos que estas características son clave para poder garantizar la rentabilidad de los proyectos

La colaboración efectiva y oportuna a lo largo de todo el ciclo de vida es la clave para que los proyectos se ejecuten sin desviaciones

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Paso 1 - Planificación: el primer paso hacia la rentabilidad

El éxito de un proyecto depende en gran medida de una planificación precisa y detallada. Y además, es esencial después poder utilizar ese presupuesto como línea base es esencial para proyectar la rentabilidad esperada y tomar decisiones informadas durante la ejecución. 

Cuando hablamos de un presupuesto detallado, nos referimos a que el presupuesto no debe establecer solo los recursos necesarios, sino también cuándo son necesarios. Zinkee facilita planificar costes e ingresos a lo largo del tiempo. Esto permitirá una visibilidad clara de cómo progresa el proyecto en comparación con las expectativas iniciales. Algunas claves a considerar en este paso:

• La coordinación entre áreas de la empresa durante la ejecución es clave. Si necesitamos compras o recursos adicionales de otros departamentos, estos deben poder planificarlo también.
• Por tanto, la planificación debe expresarse en periodos de tiempo que sea relevantes al resto de la organización. En meses es la más habitual que vemos en nuestros clientes, pero por ejemplo Zinkee posibilita hacerlo de otras maneras. 
• Cuidado con la “Falacia de la planificación”. Todos tenemos un sesgo a subestimar el trabajo que requiere completar una tarea.

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Cada empresa tiene su propio enfoque para la creación de presupuestos. En algunas, el área comercial se encarga de la totalidad del presupuesto; en otras, los departamentos técnicos participan activamente en la estimación de recursos. Estas organizaciones no son arbitrarias. Responden a la necesidad de las empresas para operar en sus respectivos mercados. Es clave que el software pueda ajustarse a esta operativa. Zinkee es flexible y se adapta a las necesidades únicas de cada organización. 

Detallar el presupuesto a lo largo del tiempo permite disponer de una línea base que sirva de referencia durante la ejecución

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Paso 2 - Control automático de costes en tiempo real

Ya comentábamos en uno de nuestros artículos anteriores que la disciplina a la hora de realizar el control económico de proyectos es una de las claves para garantizar la rentabilidad de las operaciones. Uno de los mayores problemas que enfrentan las empresas es el tiempo que consume recopilar información de distintos sistemas y fuentes, como múltiples hojas de cálculo. Este proceso, tedioso y propenso a errores, puede ralentizar las operaciones y generar duplicidades de datos. Hemos visto muchos casos de empresas que no son sistemáticas en el control económico de sus operaciones por las dificultades para agregar toda esta información.

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Sin embargo, cuando el control económico se vuelve sencillo, es más fácil llevarlo a cabo de manera rutinaria, lo que garantiza que los proyectos se mantengan bajo control y no se pierda de vista la rentabilidad. Zinkee ofrece una solución operativa única que permite integrar automáticamente todos los datos de horas, gastos de personal, compras y subcontrataciones. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también asegura que todos los equipos trabajen sobre la misma información en tiempo real, sin duplicidades y con menos errores.

Automatizar la asignación de costes al proyecto favorece el control económico frecuente

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Paso 3 - Seguimiento continuo de la rentabilidad y toma de decisiones a tiempo

No basta con esperar al final del proyecto para calcular la rentabilidad. Es crucial disponer de una métrica anticipada que permita saber cómo está evolucionando el proyecto en tiempo real. Tener esta información a mano permite a los responsables tomar decisiones rápidas y evitar desviaciones que podrían impactar negativamente en el margen de rentabilidad.

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En Zinkee, es posible monitorizar en todo momento si el proyecto avanza según lo esperado, comparando el avance del proyecto (bien en forma de progreso, de facturación o como una declaración de ingreso analítica) con los gastos incurridos y tener un indicador clave acerca de la variación de la rentabilidad final del proyecto.  Esta visión permite a los gestores actuar a tiempo y ajustar la estrategia antes de que los problemas afecten el resultado final.

Los indicadores deben promover la acción

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Paso 4 - Adaptación a los cambios y actualización de la línea base

Los proyectos rara vez se ejecutan tal como fueron planeados inicialmente. Cambios en el alcance, los equipos y las fechas son habituales. Actualizar el presupuesto y la línea base para reflejar la realidad del proyecto es esencial para mantener un control financiero preciso.

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Zinkee permite hacer estos ajustes de manera sencilla, asegurando que los gestores puedan trazar los cambios entre las versiones anteriores y actuales del presupuesto, lo que reduce errores y permite que el proyecto siga alineado con los objetivos financieros.

La línea base es un elemento vivo que debe adaptarse continuamente para reflejar la realidad del proyecto

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Paso 5 - Visión agregada y control económico de todos los proyectos

A medida que una empresa crece, gestionar la rentabilidad de cada proyecto individualmente no es suficiente. Las empresas que manejan múltiples proyectos simultáneamente necesitan una visión global de todos sus proyectos para poder tomar decisiones estratégicas.

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Aunque en cada organización es diferente, funciones clave en esta labor como Control de Gestión o Dirección de Operaciones requieren cuadros de mando personalizados para monitorizar la rentabilidad agregada de todos los proyectos en tiempo real. Zinkee permite esta flexibilidad. Es posible agrupar y filtrar los datos según diferentes criterios –tipologías de proyectos, unidades de negocio, clientes, etc.– facilitando la toma de decisiones estratégicas a nivel global.

Para escalar es clave disponer de una visión agregada de las operaciones

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Accesibilidad y flexibilidad para empresas en crecimiento

El crecimiento no tiene por qué significar pérdida de rentabilidad. Es posible establecer una sistemática y escalar las operaciones. El problema es que tradicionalmente, la tecnología necesaria para esto no ha estado al alcance de cualquier empresa. Como hemos visto, gran parte de la gestión de un proyecto pueden tener una componente muy particular en cada organización, y ante esto las organizaciones enfrentaban dos alternativas: 1) Software estándar y asequible poco adecuado para sus operaciones; o 2) Soluciones personalizadas costosas de implementar y mantener. Ambas alternativas limitaban su capacidad de crecer.

Con Zinkee, las empresas de cualquier tamaño pueden obtener soluciones para escalar sus operaciones sin perder de vista la rentabilidad. Su enfoque no-code permite personalizar flujos de trabajo sin necesidad de conocimientos técnicos ni proyectos costosos o arriesgados. 

Zinkee permite a las organizaciones crecer sin perder lo que las hace únicas. Su flexibilidad y escalabilidad aseguran que, independientemente del tamaño o la naturaleza de los proyectos, las empresas puedan seguir operando de manera rentable.

Un enfoque flexible es clave para que la tecnología de soporte al control de operaciones en las empresas

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Conclusión: Rentabilidad y control económico en cada etapa del proyecto

La rentabilidad de un proyecto es cuestión de control y colaboración efectiva entre todos los participantes. Desde la planificación inicial hasta el seguimiento continuo y la adaptación a los cambios, Zinkee ofrece las herramientas necesarias para asegurar que cada proyecto se ejecute de manera eficiente y rentable. En un entorno cada vez más competitivo, contar con un software flexible y colaborativo como Zinkee puede marcar la diferencia entre proyectos exitosos y pérdidas inesperadas.

Solicita una demo de Zinkee hoy y descubre cómo puedes mejorar la rentabilidad de tus proyectos mientras haces crecer tus operaciones de manera sostenible.

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