PMBOK - ¿Qué es?
PMBOK o "Project Management Body of Knowledge" es una guía de referencia que contempla un conjunto de conceptos, terminologías, métodos y recomendaciones estándar para la dirección de proyectos. Es desarrollado por el Project Management Institute (PMI) y su objetivo principal es proporcionar un marco de referencia común a nivel mundial para el manejo eficaz de proyectos, independientemente de su tamaño o complejidad. A lo largo de los años, ha ido evolucionando con el fin de adaptarse a las nuevas tendencias y técnicas en el campo de la gestión de proyectos.
Guía PMBOK: 5 fases de un proyecto
- Iniciación: Se establece el proyecto, argumentando su necesidad y organizando toda la información. Definiendo el alcance, los objetivos, recursos y obteniendo una aprobación preliminar.
- Planificación: Se crea el plan del proyecto, se define el presupuesto, cronograma, equipo, funciones y responsabilidades de cada uno. Además de la planificación de riesgos y cambios.
- Ejecución: Se llevan a cabo las actividades planificadas, manteniendo una comunicación efectiva (reuniones, escritos, correos, chats).
- Monitoreo y Control: Se realiza un seguimiento continuo del progreso del proyecto, identificando desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias tanto al cronograma como al presupuesto y a la asignación de recursos.
- Cierre del proyecto: Se asegura que todas las tareas se hayan completado, pagado las facturas pendientes, devueltos los recursos y contabilizado. Finalizando formalmente el proyecto, entregando el producto final, recopilando toda la documentación, incluido planes y reflexiones de los resultados finales.
PMBOK: 10 áreas de conocimiento
| Áreas |
Características |
| Gestión de integración |
Coordina todos los elementos del proyecto. Garantizando que los plazos de entrega, el ciclo de vida y los beneficios estén alineados. |
| Gestión del alcance |
Describe y monitorea lo que está incluido y excluido del proyecto. Así como las funciones o particularidades del producto o servicio que se va a entregar. |
| Gestión del tiempo |
Define y controla las actividades del proyecto. Es una herramienta que permite mantener una comunicación efectiva del cómo, cuándo y quién lo hará. |
| Gestión de costes |
Planifica, estima, genera y controla los costos del proyecto. |
| Gestión de calidad |
Es el proceso donde se asegura que los entregables cumplan con los requisitos y estándares establecidos. |
| Gestión de recursos |
Identifica, adquiere y gestiona de manera eficiente los recursos para completar un proyecto. Pueden ser recursos humanos, financieros, tecnológicos o materiales. |
| Gestión de las comunicaciones |
Establece y mantiene los canales de comunicación adecuados. Recopilando, distribuyendo y almacenando la información necesaria para que el proyecto se complete de manera exitosa. |
| Gestión de riesgos |
Identifica, analiza y responde a los eventos inciertos que podrían afectar positiva o negativamente al logro de los objetivos del proyecto. |
| Gestión de adquisiciones |
Asegurar que la obtención de productos, servicios o resultados de fuentes externas cumplan con los requisitos del proyecto. |
| Gestión de las partes interesadas |
Gestiona las expectativas y necesidades de las partes interesadas. Minimizando los conflictos, estableciendo canales de comunicación claros, facilitando la colaboración y la toma de decisiones. |
PMBOK - ¿Es una metodología?
No, el PMBOK no se considera una metodología en sí, sino que actúa como una guía de preparación que contempla técnicas y procesos estándar. Sin embargo, ofrece una base sólida para implementar diversas metodologías de gestión de proyectos, tales como Agile, Waterfall o enfoques híbridos. La primera edición se publicó en 1996 y hasta la fecha se han lanzado seis ediciones adicionales, siendo la más reciente la edición de 2021.
¿Cuáles son los beneficios de adoptar PMBOK a la gestión de proyectos?
- Mejor planificación y ejecución: Gracias a un marco estructurado que facilita la organización efectiva de los proyectos.
- Aumento de las probabilidades de éxito: Al seguir las orientaciones del PMBOK, se reducen los riesgos y se elevan las posibilidades de cumplir con los objetivos establecidos.
- Mayor eficiencia y control de los recursos: Lo que resulta en una reducción de costos y un aumento significativo en la productividad.
- Reducción de riesgos: Al identificar y gestionar proactivamente los riesgos, se pueden prevenir sorpresas costosas y peligrosas.
- Mejora de la comunicación y colaboración en el equipo: Promoviendo una comunicación clara y efectiva entre todos los miembros del equipo, favoreciendo a un entorno colaborativo.
Técnicas y herramientas para la gestión de proyectos
Técnicas más utilizadas
- Matriz de responsabilidades (RACI): Definiendo claramente las responsabilidades de cada miembro del equipo.
- Diagrama de Gantt: Visualiza la programación de las tareas del proyecto.
- Matriz de comunicaciones: Establece los canales de comunicación entre los miembros del equipo.
- Análisis de riesgo: Identifica y evalúa los posibles riesgos del proyecto.
- Estructura de desglose del trabajo (EDT): Descompone el trabajo del proyecto en tareas más pequeñas y manejables.
Herramientas para gestionar proyectos
| Software de gestión de proyectos |
Características |
| Zinkee |
- Administración de proyectos
- Interfaz intuitiva y fácil de usar
- Gestor de tareas personalizables
- Metodologías ágiles: Kanban y Scrum
- Indicadores de progreso, tiempo y calidad
- Planificación, presupuesto y facturación
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| Trello |
- Tableros Kanban, listas y tarjetas personalizables.
- Gestión de proyectos ágiles y colaboración en tiempo real.
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Asana
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- Gestión de tareas, proyectos y equipos
- Calendarios compartidos y comunicación interna.
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| Jira |
- Metodologías ágiles (Scrum y Kanban)
- Seguimiento de incidencias y creación de informes personalizados.
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Prácticas recomendadas en la gestión de proyectos
- Adaptar la guía PMBOK según las necesidades específicas de cada proyecto: El PMBOK es un marco flexible que se puede ajustar para diversos tipos de proyectos.
- Emplear herramientas de dirección de proyectos: Estas herramientas agilizan la planificación, el monitoreo y la supervisión del proyecto.
- Fomentar una buena comunicación: Es clave para fortalecer la colaboración y alcanzar el éxito de cualquier proyecto.
- Llevar a cabo una evaluación continua: Revisar periódicamente el desempeño del proyecto ayuda a detectar oportunidades de mejora.
Conclusión
La guía PMBOK del Project Management Institute se ha convertido en un elemento esencial para los profesionales en la dirección de proyectos, proporcionando un conjunto de buenas prácticas y estrategias que pueden adaptarse a diferentes contextos y necesidades. Esto permite a los directores de proyectos alcanzar sus objetivos de manera efectiva, independientemente del sector en el que trabajen.
Cada nueva edición se esfuerza por integrar actualizaciones y prácticas emergentes derivadas de experiencias en proyectos reales, como la transformación digital. Se otorga un enfoque más fuerte en la agilidad y flexibilidad, lo cual es crucial para que los gestores de proyecto puedan adaptarse con rapidez a cambios y desafíos inesperados.
Zinkee es un software de gestión de proyectos integral que proporciona las herramientas necesarias para planificar, ejecutar y controlar los proyectos de forma eficiente.
Podrás centralizar toda la información en un solo lugar, hacer seguimiento del progreso, así como asignar tareas y responsabilidades al equipo. Comunicándote de manera efectiva con las partes interesadas, identificando los riesgos y generando informes personalizados.
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