¿Te planteas crear un departamento de informática para tu empresa? Conoce los aspectos clave para tomar esta decisión: experiencias, retos, tendencias y tecnología actual para hacerlo con éxito.
En algún punto de su vida, toda empresa que escala se plantea si para digitalizar su actividad necesita un departamento de informática específico.
No es una decisión sencilla. Supone invertir recursos para incluir un área de especialización que suele ser extraña a otras facetas del negocio.
Sin embargo, aporta un nivel de especialidad necesario en muchos casos. En Zinkee, hemos visto empresas que vienen de fracasar en implantaciones de software empresarial tras invertir decenas de miles de euros. Hace poco leí una afirmación en una red social acerca de si “implantar SAP mataba a las empresas que lo hacían” y si “las implantaciones de Salesforce empezaban a ir por el mismo camino”. Suena terrible poner tu empresa en riesgo por implantar software.
Pero lamentablemente parece que es la realidad. El nivel de intensidad digital para cerca del 70% de las empresas en España y Europa sigue siendo básico (limitado al uso del email, herramientas ofimáticas y disponer página web de la empresa). Y el uso de sistemas informáticos cómo un CRM o un ERP parece seguir restringido a grandes empresas.
En este artículo vamos a analizar esta necesidad, qué retos supone y qué alternativas tienen las empresas para resolverlas de la manera más eficaz.
La Informática tiene que ver con la tecnología necesaria para automatizar la información, los datos de nuestro negocio. Necesitaremos automatizar la gestión de la información cuantos más datos manejemos. Más empleados, más clientes, más operaciones o un mayor catálogo de productos, por ejemplo, son ejes de complejidad que demandan un mayor trasiego de datos.
Las soluciones informáticas permiten gestionar datos con mayor eficiencia: menor coste y tiempo, y menor riesgo operacional, es decir, menos errores. Son un factor clave para poder escalar las empresas.
Las empresas suelen evolucionar digitalmente de acuerdo a los siguientes pasos:
A mayor sofisticación del tipo de solución, mayor será el beneficio que podamos conseguir. Así, las soluciones microinformáticas limitan el uso compartido de los datos (por ejemplo, para compartir datos, hay que enviarlos de un usuario a otro) y la capacidad computacional (limitada a la de un PC personal o un dispositivo móvil) frente a los sistemas informáticos, que permiten manejar datos a mayor escala.
El departamento de informática o también llamado de TI (Tecnología de la Información) o comúnmente IT (por sus siglas en inglés), se encarga de gestionar los recursos informáticos de la empresa.
Normalmente, en los primeros pasos hacia la empresa digital, son los departamentos de soporte (administración, por ejemplo), los que se encargan de gestionar estos recursos: dispositivos (PCs o móviles) y licencias de software. En muchas ocasiones apoyados por servicios externos, ya que este tipo de recursos son ya un estándar para todas las empresas.
Pero al sofisticar la capacidad informática, y plantear el uso de sistemas centralizados, para cumplir con las funciones de IT se requieren servicios más especializados. Por ejemplo:
“Necesitaremos un departamento de informática cuando el volumen de información que maneje nuestra empresa requiera ser automatizado con soluciones sofisticadas”
Hasta dónde llegar con esa sofisticación y por tanto requerir un departamento de IT más o menos especialista depende de lo que queramos conseguir.
Y hay que considerar que el salto a implantar sistemas informáticos es abrupto. Es cuando se empieza a requerir un nivel de especialización que no es fácilmente reciclable desde otros ámbitos de la organización.
Por ejemplo, tradicionalmente implantar softwares como ERPs o CRMs ha requerido servidores propios, equipos especializados en el software a implantar y conocimientos para mantenerlo y formar a los usuarios. Desarrollar software a medida es incluso más exigente a nivel de conocimientos y procesos de ingeniería del software.
Cada organización debe identificar dónde están sus diferenciadores, qué procesos son los que quiere digitalizar y bajo qué enfoque. Definir ésta ambición implica tomar decisiones como la externalización de procesos IT, comprar o desarrollar software o utilizar infraestructura cloud.
A continuación diseccionamos los dos retos quizás más significativos al crear un equipo de IT: ¿Cuánto cuesta un equipo de IT? y ¿Cómo lo gobierno?
La creciente demanda de profesionales de la informática ha sido en las últimas décadas uno de los grandes problemas para las empresas para acometer sus planes de transformación.
La previsión es que esto siga siendo así en los próximos años. En prácticamente todas las disciplinas informáticas hay escasez de recursos y, a pesar de las reestructuraciones que durante 2023 y 2024 han acometido grandes empresas, los salarios en el sector siguen creciendo.
La gran demanda de estos profesionales y las facilidades para poder ejecutar el trabajo de manera remota han impulsado la globalización del mercado. Lo que ha permitido incrementar los salarios en los países que tradicionalmente eran más competitivos (España entre ellos).
Actualmente, no es barato ni sencillo crear un departamento de IT en casi ningún sitio.
Dado el carácter especialista de las disciplinas IT frente a otras necesidades de la empresa, tradicionalmente se han concentrado los recursos bajo un mismo segmento organizativo. En las grandes empresas, este área suele depender del Director de Sistemas o CIO (Chief Information Officer) quien a su vez reporta al Consejero Delegado, CEO o Director General, al mismo nivel que las unidades de negocio.
En empresas más pequeñas la situación también se reproduce, aunque a menor escala. Suele haber un responsable de Informática independiente de las líneas de negocio.
Es una organización que a priori tiene sentido para concentrar el conocimiento y dar a la digitalización un peso relevante en la empresa, pero también ha generado la situación que se conoce como IT vs. LOB (LOB - Lines of Business) y que presenta algunas limitaciones:
Que las funciones tecnológicas requieran especialización no quiere decir que las áreas de negocio no tengan la suya propia. Y es clave que los equipos de IT entiendan con profundidad el negocio o no podrán aportar soluciones efectivas.
La segregación organizativa ha sido tradicionalmente un impedimento para que haya una comprensión clara de los problemas de negocio por parte de los profesionales de IT. Es común el cliché de no entenderse con el informático de la empresa -ese ser extraño que difícilmente habla nuestro idioma.
Esta situación puede desembocar en impactos que pueden llegar a ser severos. Por ejemplo:
El alineamiento estratégico de todas las áreas de la empresa es siempre complejo, y más cuando sus dominios de especialidad están muy separados.
Es frecuente ver cómo los planes de evolución del negocio no están alineados con el plan de sistemas. También sucede en empresas pequeñas.
El impacto es una ejecución subóptima de la estrategia de la empresa. Podemos no llegar a un nuevo mercado a tiempo, por ejemplo, por no tener las capacidades adecuadas en términos de datos, seguridad y comunicaciones.
Una de las grandes palancas que han utilizado las empresas es externalizar la operación de su tecnología a proveedores de servicios: gestión de dispositivos microinformáticos, operación de infraestructura y CPD, desarrollo y mantenimiento de aplicaciones, etc.
Sin embargo, la externalización del servicio de IT no está exenta de complejidades.
En muchos de estos casos el enfoque ha sido externalizar sólo parte del servicio o hacerlo de manera segregada (por ejemplo, la operación de la infraestructura a un proveedor y el leasing, instalación y mantenimiento de servidores a otro).
Esto implica una dilución de responsabilidad (los proveedores no controlan toda la cadena de valor de la tecnología) y ha obligado a las empresas a crecer en burocracia hasta convertir sus áreas de tecnología en equipos gestores que orquestan un sin fin de proveedores sin desarrollar apenas know-how técnico.
“La gestión de un departamento de informática no es sólo un reto de costes u obtención de recursos, también es un reto organizativo”
Hay dos innovaciones en cuánto a aprovisionamiento de tecnología que han sido un gran facilitador para que las empresas puedan sofisticar su capacidad IT. Ambos mantienen como eje común la prestación externalizada de un servicio más completo.
Gracias al cloud computing, las empresas pueden externalizar su capacidad computacional y ejecutar su software en los servidores (hardware) de un proveedor. Éste generalmente facturará por capacidad de cómputo utilizada. El proveedor proporciona además dentro de ese coste los servicios necesarios para ceder esa capacidad de cómputo e incluirá ciertos acuerdos de nivel de servicio que garantizan al cliente que los servidores estarán disponibles siempre que los necesite (Platform as a Service)
Sin ser barato, el PaaS es un gran facilitador para que las empresas no tengan que invertir capital en hardware ni en el know-how requerido para gestionarlo.
Una vez desarrollada la tecnología cloud, que permite ejecutar de manera eficaz software en servidores externos, el siguiente paso ha sido proporcionar también el software desde fuera de la empresa. Gracias al avance de las tecnologías web, se puede servir software directamente desde el navegador, obviando la necesidad de instalarlo y mantenerlo en los PCs de la empresa. Y nuevamente hacerlo acompañado de una capa de servicios en los que se incluye el soporte y actualización. Y todo normalmente incluído en cuotas periódicas de licencias (mensuales o anuales)
Cualquiera que se haya enfrentado a desarrollar, desplegar y evolucionar software empresarial puede entender la revolución que ha sido el SaaS:
“Cloud y SaaS han habilitado nuevas formas a las empresas para disponer de software”
Tanto PaaS como SaaS son modelos ya maduros que llevan varios años expandiéndose por el panorama empresarial, pero como decíamos al inicio, a pesar de esto, el nivel de intensidad digital de las empresas sigue siendo básico ¿por qué?
El caso de PaaS, resuelve la parte de infraestructura, pero como veíamos al principio ésta es sólo una de las capas de servicios que requiere la digitalización de una empresa. Aunque resuelvas las necesidades de servidores, aún se necesitan las soluciones software (por compra o desarrollo propio), mantenerlas y darles soporte.
El SaaS viene a resolver en teoría gran parte de esto ¿no?
Pues sí, pero la realidad es que cuando se trata de empresas aparecen factores de complejidad que dificultan la implementación del software:
Todas tienen su diferenciación organizativa u operativa y tradicionalmente, hacer encajar software ya construido en ellas ha implicado proyectos complejos involucrando equipos de servicio especialistas. Es este factor el que viene a la cabeza cuando hablábamos al inicio de las grandes y arriesgadas implementaciones de SAP.
El factor humano siempre es uno de los grandes puntos de complejidad en cualquier transformación. La adaptación de los equipos a los nuevos procesos viene condicionada por varios factores como puede ser el nivel de adopción digital del equipo o el nivel de disrupción del cambio. Si los procesos en su implementación digital suponen un cambio muy abrupto, éste no será fácil de digerir y a menudo será rechazado.
Incluso en empresas pequeñas no debemos subestimar la complejidad técnica que implica llevar los datos de la empresa a cualquier sistema. Normalmente requiere recopilarlos (muchas veces no son accesibles con facilidad), garantizar su calidad (eliminar datos erróneos o vacíos), normalizarlos y alimentarlos en los nuevos sistemas para lo que suelen requerir también ciertas transformaciones.
Cualquier trabajo con datos de cierta envergadura no debe subestimarse.
A pesar de estas dificultades, en Zinkee pensamos que no hay mejor momento que este para que las empresas den grandes pasos hacia un nivel de digitalización más avanzado.
Concretamente hay dos sofisticaciones tecnológicas que creemos que van a ser disruptores clave y que Zinkee como producto trata de aprovechar.
Los avances en las tecnologías web están permitiendo crear cada vez soluciones más sofisticadas y flexibles que permiten a los usuarios configurarlas de una manera personalizada y ajustada a sus necesidades.
El no code es una tendencia tecnológica que permite crear aplicaciones de negocio sin necesidad de saber desarrollar código fuente. Se utilizan menús de configuración, tablas para definir modelos de datos e interfaces que permiten crear flujos de trabajo mediante bloques de acción de manera visual.
De esta manera se pueden abordar varios de los grandes retos que enfrentan las empresas para digitalizarse:
La principal duda con las soluciones no-code reside en su capacidad de escalado. Parecen un siguiente paso obvio a las soluciones microinformáticas, pero ¿pueden las empresas crecer apoyándose en este tipo de soluciones? ¿En algún momento se mostrarán limitadas para soportar procesos de negocio complejos o con gran volumen de datos / usuarios?
Es una duda razonable. El principal problema que enfrentan las soluciones tan flexibles es que son difíciles de mantener y optimizar. Cada cliente la utiliza de una manera distinta y aunque haya mucha información acerca de la mejor manera de hacer algo, la evolución de cada empresa les ha podido llevar hasta contextos particulares.
En Zinkee pensamos que en este punto, la Inteligencia Artificial es el ingrediente que faltaba para que las empresas puedan llevar sus soluciones no code hasta un nuevo nivel. Asistentes virtuales entrenados en las plataformas no code y que conocen el contexto de la configuración del cliente ayudarían en la gestión de estas plataformas tal y cómo haría un profesional informático. Por ejemplo:
“No code e Inteligencia Artificial facilitan flexibilidad, agilidad y eficiencia adicionales para que las empresas eleven su nivel de digitalización”
El camino hacia digitalizar la empresa ha sido tradicionalmente costoso y arriesgado. Y se ha traducido en que el nivel de intensidad digital de las empresas sigue siendo básico. Ésto es especialmente acusado para las de menor tamaño.
Retos como el coste de los equipos especialistas, la interacción entre áreas de negocio e informática o la adopción de la tecnología por los equipos limitan que sea una transformación sencilla.
Pero es clave que las empresas lo afronten para poder llegar al nivel de eficiencia suficiente para ser competitivas en el entorno actual.
Hay cuatro innovaciones tecnológicas que resultan clave para esto: Cloud Computing, SaaS y más recientemente No Code e Inteligencia Artificial.
Gracias a ellas las empresas pueden evitar la complejidad ligada a constituir un departamento de informática y avanzar con agilidad y eficacia hacia la digitalización de sus operaciones.
Esto es lo que nos llevó a crear Zinkee. Creemos firmemente que existe una oportunidad para hacer a todas estas empresas más competitivas de una manera ágil y efectiva.
Zinkee es la plataforma en la nube que ayuda a las empresas a que sus proyectos sean rentables
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