Ahórrate dolores de cabeza con miles de excels y gestiona tu negocio con control
Si llevas años dirigiendo tu empresa gracias a hojas de cálculo de Excel, este artículo te va a interesar. Empezaremos por decir que Excel es una herramienta que, si se aprovecha al máximo, es realmente muy útil. Pero, aunque parezca ideal para una empresa no digitalizada, lo cierto es que tiene una serie de carencias que comenzarás a notar a medida que tu empresa vaya creciendo.
En Zinkee escuchamos los mismos problemas todos los días. Lo afirman directivos, gerentes, CEOs, directores de operaciones… «Toda mi empresa depende de cientos de Excels», que, en muchos casos, se encuentran desactualizados, son difíciles de organizar y hacen que la gestión diaria sea ineficiente.
El problema no es Excel en sí mismo, sino el uso limitado que tiene para empresas en proceso de digitalizarse. A continuación, exploraremos casos concretos en los que Excel es insuficiente.
Volvemos a lo fundamental para entender por qué Excel no funciona para gestionar una empresa: es una hoja de cálculo. Tan sencillo como eso. Para esa función es brillante, ¿pero es eso suficiente para llevar adelante la gestión empresarial? Ya conoces la respuesta. Es como si quisieras hacer un libro contable solo con una calculadora, no es la herramienta correcta para ese fin.
La pérdida de control es uno de los principales problemas. Lo sabemos: las hojas de Excel se apilan en tu ordenador como si estuvieran sobre tu escritorio. Lo cierto es que para llevar un registro propio funcionan muy bien, pero llegado el momento de trabajar colaborativamente, todo cae en picado. Nadie encuentra las hojas, no se sabe bien quién editó qué cosa ni cuándo y los datos se desactualizan rápidamente. Esta situación escala y, cuando te quieres dar cuenta, ya se ha hecho una bola de nieve de caos y desinformación.
El siguiente paso quizás sea comenzar a usar una hoja de cálculo online, como puede ser Google Sheets, pero eventualmente tendrás que lidiar con otro tipo de problemas. Por ejemplo, necesitar un mapa para llegar al documento que se encuentra dentro de carpetas y subcarpetas. Los permisos de edición existen pero no son progresivos, lo que significa que el usuario puede editar todo o nada. Estas cuestiones pueden parecer detalles mínimos, pero la realidad es que se pierde mucho tiempo en el día a día y el tiempo es dinero.
La navegación interna resulta compleja. Encontrar información en una hoja con varias columnas implica una gran pérdida de tiempo y puede generar mucha frustración. Excel no funciona como una base de datos y, al tratarse de una hoja que se organiza a gusto de quien la está creando, es difícil de comprender para otros y está más expuesta a que se elimine información o se corrompa por accidente.
A la hora de generar informes, Excel puede llegar a ser de gran ayuda, pues en un par de clics consigues gráficas visuales con todos tus datos reflejados. Aunque también hay un inconveniente, hasta que no se generan esas gráficas, no hay ningún tipo de visión en tiempo real sobre cómo está yendo el negocio o cuál es el progreso del resto de los departamentos. Esta especie de ceguera interna puede propiciar fallos o problemas en la gestión de la empresa que se podrían haber previsto de haber contado con una herramienta más completa.
Cuando los datos se escriben en un excel se quedan ahí para siempre, aunque cambien en el mundo real. Por lo que es posible que muchos procesos estén basándose en datos incorrectos o no actualizados.
Al no actualizarse automáticamente, estos datos pueden llevar a tomar decisiones incorrectas. Por ello siempre será útil usar un sistema que permita propagar los datos sin necesidad de que los usuarios hagan ninguna acción.
No existe ningún tipo de alerta o notificación cuando se ha interactuado con el contenido en Excel. ¿De qué sirve que una cifra se coloree de rojo si el usuario no se entera a menos que lo busque deliberadamente?
En una empresa se maneja un gran volumen de información y es una locura pretender que todo el equipo haga un repaso diario de todo. Lo ideal es que cuentes con un sistema de gestión que te permita trabajar con tus propias reglas y, si algún número se sale de la norma, se genere un aviso automatizado al responsable. Gracias a los automatismos de avisos, no hay excusas.
Estos son solo algunos de los problemas que representa el uso de Excel en gestión empresarial. Para trabajar de forma más inteligente y eficiente, hemos creado Zinkee, una plataforma para acelerar la transformación digital de las PYMES. En el siguiente apartado, te contamos cómo lo hacemos.
Zinkee es una herramienta pensada para cubrir las carencias que presenta Excel en términos de gestión empresarial. En ella puedes tener el control total de tu empresa en un vistazo. Delega, prioriza, ordena y mantente al tanto de todo lo que ocurre en tiempo real. Y lo más importante, aprovecha todas las automatizaciones para recibir notificaciones sobre lo que necesites en todo momento.
Se trata de una herramienta creada con tecnología “no-code”. ¿Qué significa esto? Que será tu mejor aliada en la digitalización de tu negocio: podrás crear un espacio de trabajo a medida según tus propios procesos sin tener que saber nada sobre programación. Esto te evitará muchos quebraderos de cabeza y podrás contar con el apoyo permanente de un equipo de soporte para resolver cuestiones técnicas.
Algunas ventajas de Zinkee:
Excel es una gran herramienta, pero si no se usa para lo que fue pensado, es decir, para hacer hojas de cálculo, se vuelve prácticamente obsoleta. Existen otras alternativas para hacer tu trabajo muchísimo más eficiente y cómodo.
Ahórrate dolores de cabeza con miles de hojas de Excel y gestiona tu negocio con Zinkee para mejorar la productividad de tu PYME y recuperar la sensación de control de tu negocio. Digitaliza tu empresa con calma y seguridad aprovechando una herramienta más completa y creada con el único fin de hacer que el proceso de digitalización empresarial sea óptimo.
Hoy, la digitalización ya no es una opción y presenta una gran ventaja competitiva. Te aseguramos que puede llevarse a cabo sin morir en el intento.
Zinkee es la plataforma en la nube que ayuda a las empresas a que sus proyectos sean rentables
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