En este artículo te contamos por qué la gestión de facturas de proveedores es clave en empresas que trabajan por proyectos. Verás, paso a paso, cómo registrar, validar, pagar e imputar correctamente estas facturas a cada proyecto, obra, servicio o partidas de proveedores subcontratados. Además, compartimos buenas prácticas y herramientas para centralizar todo el proceso, evitar errores habituales y tener siempre el control de tus costes.
Si gestionas facturas en tu empresa, sabes perfectamente lo fácil que es perder el control: documentos que llegan por distintos canales, ilocalizables, validaciones que se alargan más de la cuenta, errores humanos que se traducen en pagos duplicados o, peor aún, facturas sin pagar que acaban en llamadas incómodas de proveedores.
Para que eso no te pase —o no te vuelva a pasar—, en este artículo te explicamos cómo debe funcionar un proceso ideal de gestión de facturas de proveedores. Paso a paso, claro y sin complicaciones.
Las facturas de proveedores (o facturas recibidas) son los documentos que emiten tus proveedores por los bienes o servicios que te han entregado. Estas facturas deben ser registradas, validadas y pagadas.
Pero no basta con tenerlas registradas. Una buena gestión implica también comprobar que cada factura se corresponde con lo realmente entregado. Es decir, cuadrar la factura con su albarán, validar que los importes son correctos y que todo encaja con lo previamente acordado.
Hacer esto de forma sistemática te permite:
La gestión de facturas recibidas es clave porque cada factura recibida representa un coste directo para tu empresa. Si no tienes control sobre ellas, puedes perder dinero por duplicidades, retrasos en pagos, imputaciones incorrectas o desviaciones no detectadas.
Y cuando trabajas por proyectos, cada euro cuenta: saber cuánto has gastado, en qué y en qué momento, es vital para mantener la rentabilidad bajo control.
Todo empieza con un canal único y centralizado. Evita recibir facturas por diferentes medios (email, papel, whatsapps…). Usa una dirección específica como facturacion@tuempresa.com o, mejor aún, una plataforma donde los proveedores puedan subir sus facturas directamente
Si las recibes en PDF, perfecto. Si siguen enviando facturas físicas, tendrás que escanearlas y digitalizarlas. Lo importante es que todas las facturas queden registradas desde el primer minuto y estén accesibles desde un mismo lugar.
Una vez recibida la factura, toca registrarla. Lo más habitual —y lo que muchas empresas siguen haciendo— es abrir el documento, buscar los datos clave (proveedor, fecha de emisión, fecha de vencimiento, número de la factura, importe, tipo de IVA…), y teclear todo eso en un Excel o en un programa contable. Es un proceso que, aunque sencillo, consume mucho tiempo y es muy propenso a errores. Un número mal escrito o una coma en el lugar equivocado puede acabar generando problemas con los pagos o desajustes en la contabilidad.
Por suerte, hay una forma más eficiente de hacerlo. En lugar de introducir todo a mano, puedes apoyarte en sistemas de lecturas inteligentes (OCR/VLM) que detectan y extraen automáticamente la información relevante de la factura. Basta con adjuntar la factura, y esta se registra en segundos, con todos los campos ya cumplimentados y listos para continuar con el proceso de validación.
Con la factura ya registrada, llega uno de los momentos más importantes de todo el proceso: validarla. Es decir, confirmar que lo que se está facturando es correcto, que debe pagarse, y que todo está en orden antes de realizar el pago.
Aquí cada empresa tiene su manera de hacerlo. Algunas siguen un proceso más simple, donde basta con que una persona dé el visto bueno. Otras necesitan aprobaciones de diferentes personas. Y está bien así: no hay una única forma de hacerlo, pero sí es importante tener un flujo de validación definido.
Un flujo de validación es el recorrido que sigue la factura dentro de tu empresa hasta que una persona —o varias— la aprueban. Puede pasar por el responsable de proyecto, por el jefe de compras, jefe de obras, encargado de almacén, por administración, por dirección financiera… lo que tú decidas. La clave está en que ese recorrido esté claro, automatizado y adaptado a cómo trabajáis internamente.
¿Y por qué es tan importante tener esto bien definido? Porque la validación es lo que marca la diferencia entre pagar lo que toca y cometer errores que cuestan dinero. Una factura mal revisada puede suponer un pago duplicado, un gasto no imputado, o incluso una desviación del presupuesto sin darte cuenta.
Además, un buen flujo de validación te da trazabilidad. Sabes quién ha revisado qué, en qué momento, y si ha habido alguna observación antes de aprobarla. Y si una factura se rechaza, también queda constancia del motivo, para poder devolverla al proveedor o pedir una corrección. Todo con transparencia.
Una vez que la factura ha sido validada, ya podrías pasar directamente al pago. Pero si te detienes aquí, estarías dejando fuera uno de los pasos más estratégicos de todo el proceso: saber exactamente a qué proyecto, departamento o línea presupuestaria pertenece ese gasto.
Este es, de hecho, uno de los errores más comunes en muchas empresas. Se paga, sí, pero sin vincular ese pago con su origen. ¿Resultado? Pérdida de control económico, desviaciones presupuestarias que nadie detecta a tiempo, y una visión incompleta —o directamente equivocada— de la rentabilidad real de cada proyecto.
Un proceso financiero bien diseñado no solo registra y valida facturas: imputa cada gasto a su destino final, ya sea un proyecto concreto, un departamento específico, una subcontrata o una categoría de gasto como materiales, alquiler de maquinaria, subcontratas o asesoría técnica. Y no solo hablamos de facturas: también puedes imputar tickets de gasto o justificantes que aún no han sido formalizados. Porque todo suma, y todo cuenta.
Esta imputación no debería hacerse a posteriori, ni mucho menos de forma manual. Lo ideal es que desde el momento en que se registra la factura, se pueda vincular directamente al proyecto correspondiente, y que ese vínculo se mantenga a lo largo de todo el proceso. Así, cada vez que pagas una factura, estás actualizando al mismo tiempo los costes del proyecto y el avance presupuestario.
Esto te permite tener visibilidad real sobre en qué se está gastando, en qué fase, y si ese gasto estaba previsto o no. Y lo más importante: te ayuda a detectar desviaciones antes de que sea tarde.
Una cosa es saber cuánto llevas gastado, y otra muy distinta es entender qué impacto tiene ese gasto en la rentabilidad del proyecto. Porque una factura por sí sola no te dice nada, pero cuando la pones en contexto —junto con el presupuesto, el avance del proyecto y otros costes indirectos— se convierte en una herramienta de gestión poderosa.
Con Zinkee, cada factura recibida se asocia al proyecto que le corresponde, y esa información se cruza en tiempo real con el presupuesto inicial, las certificaciones de ingresos y otros gastos asociados. ¿El resultado? Puedes saber al instante cómo va la rentabilidad del proyecto, sin tener que hacer cálculos manuales ni cruzar hojas de Excel.
Además, puedes crear paneles de visualización personalizados para visualizar de un solo vistazo la información que realmente necesitas: facturas emitidas y recibidas, facturas próximas al vencimiento, pagos pendientes, coste real acumulado, margen restante… Todo agrupado por proyecto, por fase, por proveedor o por cualquier otro criterio relevante para ti.
En una sola pantalla tienes el pulso completo del proyecto. Y eso, en la práctica, significa poder anticiparte, tomar decisiones mejor informadas y evitar sorpresas desagradables a final de mes.
Zinkee te permite centralizar y automatizar todo el proceso de facturas recibidas: desde la recepción, hasta que se registran, validan, se pagan y se imputan al proyecto.
Sube la factura, y Facundo, nuestro lector inteligente de facturas (VLM), se encarga de leerla y registrar los datos por ti. Sin teclear. Sin errores.
Además, puedes configurar tu propio flujo de validación: cada responsable verá solo lo que le corresponde, podrá aprobar facturas con un clic (incluso desde el móvil), y el sistema enviará avisos automáticos cuando haya facturas pendientes o próximas a vencer.
Todo queda registrado: quién la aprobó, cuándo, si se rechazó, cuándo se pagó y a qué proyecto se asignó. Y lo mejor, todo esto se centraliza en torno a la factura correspondiente, garantizando trazabilidad total en tiempo real.
En Zinkee, las conversaciones internas sobre cada factura quedan "pegadas" directamente al registro, evitando que tengas que recurrir a emails, WhatsApp o mensajes dispersos. Toda la comunicación relacionada con la factura está al alcance de todos los implicados. Además, el documento (en formato PDF o foto) se adjunta al registro, lo que garantiza que tanto los datos como el archivo estén siempre disponibles en un solo lugar.
Y si lo necesitas, puedes dar visibilidad al proveedor sobre el estado de la factura, manteniéndolo informado de manera clara y directa, sin necesidad de realizar un seguimiento manual.
Y todo esto en una sola plataforma, accesible desde cualquier lugar.
¿Te has quedado con ganas de saber más?
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Una gestión eficiente de las facturas recibidas es esencial para mantener el control financiero de tus proyectos. Implementando un proceso estructurado y utilizando herramientas como Zinkee, puedes asegurar una validación efectiva, una imputación precisa de costes y una comunicación clara entre los equipos involucrados.
Zinkee es la plataforma en la nube que ayuda a las empresas a que sus proyectos sean rentables
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