Certificaciones de obra: ¿Qué son y cómo cobrarlas?

En el sector de la construcción, las certificaciones de obra desempeñan un papel principal al certificar la realización de trabajos específicos y servir como base para el pago de los contratistas. Estos documentos, de vital importancia, son clave para el control financiero y la gestión del progreso de las obras, garantizando la transparencia y el cumplimiento de las obligaciones contractuales entre todas las partes involucradas.

¿Qué son las certificaciones de obra?

Las certificaciones de obra son documentos oficiales que detallan los trabajos realizados en una obra de construcción, su valor correspondiente y las retenciones aplicables. Estas certificaciones sirven como instrumento legal para el pago de los trabajos ejecutados y permiten a las partes involucradas verificar el avance de la obra, así como para controlar los gastos. Su uso es esencial para el proceso de ejecución de una obra por las siguientes razones:

• Garantizan el pago a los contratistas: Sirven como base para el cobro de los trabajos realizados, asegurando el flujo de caja de los contratistas y permitiendo la continuidad de la obra.
• Controlan el avance de la obra: Permiten verificar el progreso de la obra y compararlo con el cronograma establecido, identificando posibles retrasos o desviaciones.
• Facilitan la gestión financiera: Sirven como base para la gestión de pagos, retenciones y anticipos, permitiendo un control preciso de los gastos y el cumplimiento de las obligaciones contractuales.
• Promueven la transparencia: Brindan información clara y detallada sobre los trabajos ejecutados y su valor, fomentando la confianza y la transparencia entre las partes.

Tipos de certificaciones de obra

Clasificación por momento de emisión y circunstancias

• Certificaciones únicas: Se emiten en situaciones excepcionales, como la finalización de un trabajo adicional o la reparación de un imprevisto.
• Certificaciones ordinarias: Se emiten de forma periódica a lo largo del proyecto, siguiendo un calendario preestablecido.
• Certificaciones anteriores: Se emiten con posterioridad al plazo legal de pago, generalmente debido a retrasos o falta de información.

Clasificación por función dentro del ciclo de vida del proyecto

• Certificaciones provisionales: Certifican la ejecución de trabajos específicos en etapas o fases definidas.
• Certificaciones intermedias: Similar a las provisionales, pero con mayor frecuencia de emisión.
• Certificación final: Certifica la totalidad de los trabajos realizados en el proyecto.

6 Elementos clave que debe contener una certificación de obra

1. Identificación de la obra: Nombre del proyecto, ubicación, número de expediente y datos del propietario.
2. Datos del contratista y promotor: Nombre, domicilio, CIF y datos de contacto de ambas partes.
3. Descripción de los trabajos ejecutados: Detalle preciso de los trabajos realizados, incluyendo cantidades, unidades y especificaciones técnicas.
4. Valor de los trabajos realizados: Precio unitario de cada trabajo, importe total de los trabajos ejecutados y subtotal.
5. Descuentos y retenciones: Aplicación de descuentos por incumplimientos o penalizaciones, y retenciones de garantía o seguridad.
6. Fecha de emisión: Fecha en la que se emite la certificación de obra.

Proceso de elaboración y emisión de certificaciones de obra

• Registro de avances: El contratista deberá llevar un registro detallado de los avances realizados en la obra, incluyendo los materiales utilizados, la mano de obra empleada y otros gastos asociados.
• Revisión y aprobación: Una vez que se ha completado un cierto porcentaje de la obra, un representante del cliente, generalmente un arquitecto o ingeniero, realizará una inspección para verificar que los trabajos se han realizado de acuerdo con las especificaciones.
• Elaboración de la certificación: Con los avances adecuadamente registrados y aprobados, se procederá a la elaboración de la certificación. Esta debe incluir detalles como el porcentaje de avance, el valor total de la obra, los conceptos ejecutados y las retenciones aplicadas.
• Presentación y revisión: Una vez que la certificación ha sido elaborada, se deberá presentar al cliente para su revisión y aprobación. En esta etapa, es posible que se realicen ajustes o se soliciten aclaraciones sobre los trabajos realizados.
• Pago de la certificación: Una vez que la certificación ha sido aprobada, se procederá al pago del monto correspondiente. Es importante que el contratista verifique que el pago se realiza dentro del plazo establecido en el contrato.

Cómo cobrar una certificación de obra

1. Revisar el documento: Verificar que los trabajos y montos estén correctamente detallados y acorde a lo ejecutado, así como revisar si existen retenciones o ajustes que puedan afectar el monto final a cobrar.
2. Notificar al cliente: es necesario notificar al cliente o entidad correspondiente sobre su emisión, puede hacerse de manera formal a través de una carta o correo electrónico.
3. Comprobar los plazos de pago: Si el cliente no realiza el pago dentro de esos plazos, es recomendable enviar recordatorios y comunicarse para acelerar el proceso.
4. Documentar el cobro: Una vez que se ha realizado el cobro de la certificación, es vital documentar dicho pago mediante la emisión de una factura o comprobante de ingreso.
5. Seguimiento y control: Es importante llevar un registro detallado de todas las certificaciones emitidas y su respectivo cobro.

Plazos para cobrar una certificación de obra

• 30 días naturales: A partir de la fecha de emisión de la certificación, si la obra es pública. Este plazo está establecido en la Ley de Contrato de Obras Públicas.
• 60 días naturales: A partir de la fecha de emisión de la certificación, si la obra es privada. Este plazo está establecido en la Ley de Ordenación Urbanística y en la normativa civil general.

Consideraciones adicionales

1. Las partes pueden acordar un plazo de pago diferente al establecido en la ley.
   
2. El plazo de pago puede ser diferente para las certificaciones provisionales, intermedias y finales. Es importante consultar la normativa aplicable o el contrato de obra para conocer el plazo específico para cada tipo de certificación.
   
3. Cada Comunidad Autónoma puede tener su propia normativa específica sobre los plazos de pago de las certificaciones de obra.

¿Cuáles son las leyes o normativas aplicables?

• Ley de Contrato de Obras Públicas
• Ley de Urbanismo
• Normativa específica de cada Comunidad Autónoma

Impacto legal y financiero de las certificaciones de obra

• Sirven como base para el pago de los trabajos realizados
• Son un documento fundamental para la recepción definitiva de la obra
• Generan intereses por mora en caso de pago fuera de plazo

Herramientas y software para la gestión de certificaciones de obra

Buenas prácticas para la gestión eficaz de certificaciones de obra

• Elaboración precisa y puntual de las certificaciones para evitar errores y retrasos en los pagos.
  
  
• Comunicación clara y transparente entre el contratista, el promotor y la dirección facultativa para evitar malentendidos y discrepancias en relación con las certificaciones de obra.
  
  
• En caso de existir discrepancias o desacuerdos en cuanto a la certificación o al monto a cobrar, es importante resolverlos de manera rápida y eficiente. Esto puede implicar negociaciones o la intervención de un mediador para evitar conflictos y retrasos en los pagos.

Consejos para contratistas y promotores

Para Contratistas:

• Contratar profesionales cualificados para la elaboración de certificaciones de obra: Estos profesionales tienen el conocimiento y la experiencia necesaria para garantizar que las certificaciones sean precisas, completas y cumplan con todos los requisitos legales.
  
• Revisar cuidadosamente las certificaciones de obra antes de firmarlas: Se debe verificar el detalle de los trabajos ejecutados, los precios unitarios, el valor total, las retenciones y descuentos aplicables, y la fecha de emisión.
  
• Guardar copias de todas las certificaciones emitidas: Junto con la documentación de respaldo que las sustenta. Estas copias pueden ser necesarias para demostrar el cumplimiento de las obligaciones contractuales o para resolver posibles disputas.

Para Promotores:

• Solicitar al contratista que presente las certificaciones de obra de forma puntual: Para poder revisarlas y aprobarlas dentro de los plazos establecidos.
  
• Comprobar las certificaciones de obra de forma exhaustiva: El promotor debe verificar que la información sea precisa y completa, que los trabajos ejecutados se ajusten al proyecto y que los precios unitarios sean razonables.
  
• Comunicarse con el contratista en caso de discrepancias:  Es importante mantener una comunicación abierta y transparente para evitar conflictos y retrasos.

Conclusiones

Las certificaciones de obra son un instrumento fundamental para el buen desarrollo de los proyectos de construcción. Permiten controlar el avance de la obra, garantizar el pago de los contratistas y fomentar la transparencia entre las partes implicadas.

Una gestión empresarial efectiva para las certificaciones de obra ayuda a evitar conflictos, reducir costes y garantizar el cumplimiento de los plazos y presupuestos. La comunicación y la colaboración entre las partes implicadas son claves para una gestión exitosa.

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