Gestionar una empresa del sector de la construcción no es una tarea fácil...
Gestionar una empresa del sector de la construcción no es una tarea fácil, es necesario contar con buenos líderes y un buen equipo que trabaje en pro a unos valores y unos objetivos comunes. No obstante, es sencillo caer en errores que te pueden costar caro, tan caros como para pasar de una buena gestión al cierre de la empresa.
Quienes trabajan en el sector, saben que una empresa dedicada a cualquier tipo de construcción o instalación exige antes de hacerse, disponer de un proyecto y una planificación predeterminada pero según un estudio del IBM practicado sobre una muestra de 1.500 ejecutivos reveló que, sólo el 40% de los proyectos que incluyen presupuesto, estándar de calidad y un plazo de entrega determinados, llegan a concluirse con éxito.
Por eso es importante que profundicemos al menos en cinco errores característicos de empresas dedicadas a la construcción, instalación y mantenimiento que afecta tanto a pymes como a grandes grupos empresariales y cuyas soluciones son determinantes a la hora de tener un control real de la empresa y por ende, del rumbo de la misma.
En todo proyecto influyen muchos factores que deben ser tenidos en cuenta y que determinan el cumplimiento de los objetivos de forma general. No hacer una buena planificación, conseguir que todo el equipo esté involucrado en el proyecto y una mala comunicación, puede llevarte al fracaso poco a poco.
Automatizar estos procesos de forma que pueda realizarse un seguimiento exhaustivo de los proyectos, resulta imprescindible. Tener un control desde la prospección de visitas y posibles clientes, estudios, ofertas aceptadas, las diferentes fases de los proyectos ya comenzados, poder organizarlos según tipología o preferencia, controlar las incidencias y repasos de forma automatizada y saber el estado económico de los mismos, puede ayudarte a marcar la diferencia entre no llegar o llegar de forma holgada a cumplir con lo pactado.
El riesgo de las empresas dedicadas a este sector es muy alto ya que las cantidades de dinero que se manejan son muy grandes. También existe mucha fluctuación y por ende la contabilidad tradicional se queda pequeña. No basta con presentar impuestos, ir pagando las facturas sin ningún control y hacer un reporte semanal o mensual del estado financiero.
Es imprescindible anticiparse y para ello la solución es tener una contabilidad a tiempo real, que te permita tener una previsión exacta del estado financiero de tus proyectos y de tu empresa.
Algunas soluciones son tener un buen circuito de facturas que optimice la trazabilidad de las mismas con avisos, caducidad y firma. Un cálculo de posibles desviaciones de costes y una proyección a tiempo real del estado de caja de los proyectos y de la empresa. Datos que proporcionan tranquilidad en la realización de certificaciones, pagos a proveedores, gastos fijos, etc. con el fin de ayudarte a conseguir que te anticipes a la propia contabilidad.
La comunicación hoy en día está mejor valorada y se tiene más en cuenta que hace unos años, aunque es cierto que tenemos más facilidades para ello. No obstante, es algo que suele ocasionar fricciones en este tipo de empresas debido a la reciente figura del teletrabajo, plantillas de trabajadores numerosas, desplazamientos y un volumen altísimo de emails y llamadas telefónicas que la dificultan y hacen que se pierda tiempo e información.
Contar con un buen sistema de comunicación interna puede ahorrarte algo más que tiempo y llamadas. Plataformas de gestión que integran un chat interno son una buena solución para este problema ya que agilizan cualquier tipo de procesos como por ejemplo controlar cualquier incidencia dentro de cada proyecto, mejorar la comunicación con los proveedores u otros usuarios externos, revisar facturas y ayudar a compartir todo tipo de documentos.
De esta forma, se conseguirá que los trabajadores fuera del centro de trabajo se desliguen de las llamadas de teléfono o del correo y todo el equipo trabaje de forma más eficiente.
Yendo al grano, este es un punto que se cree controlar y al que no se presta demasiada atención hasta que se empieza a perder mucho tiempo y sobre todo, a costar dinero. Las empresas dedicadas a este sector tratan en su día a día con una abundante cantidad de documentos como por ejemplo, facturas, certificaciones, presentación de licitaciones, subcontrataciones, seguros y toda la documentación de trabajadores, entre otros.
La forma más habitual de gestionar toda esta multitud de documentos es a través de archivos, carpetas o plataformas de almacenamiento que resultan no ser un gran adelanto. Se ha comprobado que realmente suponen una gran pérdida de tiempo e información a la hora de buscar o guardar dichos documentos cada vez que se requieren.
Si te sientes identificado, toma acción. Apuesta por posibles soluciones de almacenamiento que conecten dichos documentos. Así podrás tener un orden real y guardar cada uno de ellos en el lugar, proyecto o cliente que le corresponda. También, hay plataformas que ofrecen la posibilidad de usarse desde cualquier dispositivo y en la que puedas compartir archivos haciéndole una fotografía, sin importar el lugar donde te encuentres. Esta funcionalidad puede suponer un gran adelanto que te haga ahorrar tiempo y evitar la duplicidad documental y de trabajo.
Habitualmente se tiene una idea preconcebida y existe un gran desconocimiento sobre la implantación de programas informáticos que ayudan a resolver los procesos internos de las empresas. Si bien, estos últimos meses de teletrabajo forzado han hecho que crezcan los procesos de digitalización en todo tipo de empresas por la clara necesidad, aún hay muchas que siguen trabajando con hojas de cálculo y sin tener un control real sobre los proyectos.
Algunas de las razones equivocadas para caer en estos errores son, considerar que ya les va bien trabajando de forma “tradicional” o que al ser empresas pequeñas no lo necesitan, sin ser conscientes del crecimiento y el aumento de rendimiento y beneficios que les aporta este tipo de plataformas.
Por otro lado, existe otro perfil, el de las empresas que ya han pasado por ese proceso e implementaron herramientas de automatización pero que no están realmente contentos con el servicio ya sea porque se ha quedado anticuado, el soporte técnico deja mucho que desear, realmente no cubre todas sus necesidades o resultan demasiado caras.
Sin embargo, a pesar del descontento, rehúsan de cualquier cambio aunque sepan que conlleva una mejora, por el hecho de no volver a entrar en un proceso de implantación pensando que les costará mucho tiempo y formación en sus empleados (si es tu caso, te puede servir este artículo sobre ‘Cómo implementar paso a paso una herramienta de gestión de empresas con éxito’)
Las plataformas de gestión han evolucionado mucho en los últimos años por lo que tienes que saber que los procesos de implementación son ahora más sencillos y rápidos. La oferta también es mayor por lo que conviene hacer una buena comparación para saber cuál puede cubrir mejor tus necesidades .
Por último, deja atrás el pensamiento de tener que hacer una gran inversión económica, los precios han bajado mucho con respecto a hace unos años, hay muchas alternativas y tipos diferentes de Software que pueden cubrir todas tus necesidades y cuya amortización se puede hacer en pocos meses. Si quieres ver cómo lo hacemos en Zinkee, puedes pedir una demostración gratuita.
Se han seleccionado estos cinco puntos gracias a la consultoría realizada a empresas del sector, siendo los que más se repiten o los que más preocupación despiertan desde dirección, aunque no significa que sean los únicos.
En cualquier caso, todo proceso que no se esté desarrollando de forma correcta o que simplemente se reconozca que se podría mejorar, es motivo suficiente para tomar el control y optimizarlo.
Si al leer este artículo te has sentido identificado en alguno de los puntos o en varios de ellos es importante que localices bien los puntos flacos en la gestión de tu empresa, hagas un mapa de ruta de los diferentes departamentos y pongas remedio cuanto antes para dejar de perder dinero.
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