Conoce cómo funcionan los flujos de validación y su importancia, los beneficios que le aportarán a tu negocio y qué puedes utilizar para crearlos.
Sabemos que, cuando las empresas comienzan a crecer, los procesos de validaciones se amplían. Esto significa que cada vez hay más personas involucradas hasta que se aprueba algo. Pero aquí viene el problema: los papeles se empiezan a acumular en los escritorios, la bandeja de entrada del correo colapsa y reina el caos. ¿Por qué ocurre esto? Simplemente porque no existe un sitio que reúna a todas las partes involucradas en el proceso de validación para que se pueda interactuar con aquello que necesita aprobación de manera ordenada.
En el blog de hoy te contamos qué es un flujo de validación, cuáles son los beneficios de tenerlo optimizado y cómo puedes lograrlo. Vamos a ello.
Un flujo de validación o aprobación es un proceso utilizado para verificar que una factura, un gasto, un contrato o prácticamente cualquier aspecto en una empresa, cumple con ciertos requisitos o estándares y avanza por una serie de etapas hasta que se aprueba o deniega.
Muchas empresas, por no decir todas, utilizan sus propios procedimientos de validación, desde aprobar una vacaciones, una factura o incluso la incorporación de un nuevo miembro en el equipo. El problema que hemos encontrado es que son muchas las empresas que no tienen un proceso establecido para las validaciones, lo que se acaba convirtiendo en un caos que viaja entre hilos infinitos de mail, llamadas telefónicas, mensajes de texto y una montaña de papeles en el escritorio del responsable de validación.
Rara vez es una sola persona la que toma las decisiones. Se hacen múltiples revisiones cada vez que hay que concretar algo y generalmente hay personas con diferente rango de autoridad involucradas. ¿Qué significa esto? Veámoslo con un ejemplo.
Supongamos que tu empresa se encuentra en un proceso de selección y se está entrevistando a un candidato. Primero, se lleva a cabo una entrevista inicial con el encargado de RRHH. Luego, con la persona que sería responsable directa si el candidato fuese contratado, en tercer lugar, con el manager de RRHH y, por último, con el jefe del equipo que integraría al candidato o incluso el CEO, según el tamaño de la empresa y la relevancia del puesto en cuestión.
En el caso que hemos comentado, hay por lo menos cinco personas involucradas, de diferentes departamentos, en la incorporación de un nuevo miembro en la empresa.
Además, en muchos casos, se envían desafíos para que el candidato demuestre sus habilidades, lo que implica esfuerzos extra por parte de los entrevistadores. Llevar a cabo un proceso de este tipo sin un workflow adecuado supondría mucho tiempo perdido.
Esto es solo un ejemplo. Los flujos de validación están presentes en todo: pagos, facturas, gastos, gestión de dietas, vacaciones, propuestas, presupuestos… La lista es infinita. Cualquier proceso que quiera concretarse con éxito necesita un flujo de validación/aprobación que funcione como un reloj.
Un flujo de validación optimizado es el mejor aliado en gestión empresarial. Algunas ventajas son las siguientes:
Realmente cada empresa organiza sus flujos de validación como mejor se adapta a su forma de trabajar, pero también es cierto que la mayoría de empresas comparten algunos tipos de validación. Veamos tres pasos para crear un buen flujo de validación junto con sus buenas prácticas:
En un flujo de validación en medianas y grandes empresas suelen participar varias personas que pertenecen a distintas áreas de la compañía. Tener claro quiénes deben formar parte del equipo de validación y qué roles cumplen en cada caso (factura, incorporación de recursos humanos, presupuestos, etc.) es el primer paso para evitar confusiones. Una vez hayamos identificado a los responsables de los mismos, será más sencillo continuar con los siguientes pasos.
Al documentar los procesos nos aseguramos plasmar todo lo que se ha ido trabajando sobre los mismos. Aunque resulte tedioso, sirve de mucha ayuda para evitar errores de comunicación o falta de información relevante. Es fundamental documentar cada paso a seguir que requiere la aprobación de un documento en específico para generar un workflow adecuado. De esta forma, todas las personas involucradas pueden remitirse al mismo conocimiento y trabajar en sincronía.
La digitalización ya no es una opción y se presenta como una ventaja competitiva para las empresas que se animan a incorporarla. Un buen flujo de validación depende mucho de la herramienta que se use para llevarlo a cabo. ¿Cómo podrás optimizarlo si tus herramientas son Gmail o una pila de documentos en tu escritorio? Necesitas una herramienta digital.
Zinkee es un software de gestión interna para pymes. Nuestro objetivo es acompañarte en el proceso de digitalización de tu empresa para que puedas beneficiarte de las ventajas de la transformación digital en tu negocio. Nuestra plataforma es una solución no-code, es decir, un software pensado para que puedas montar tus propios procesos sin conocimientos de programación ni formación previa de la herramienta.
Una de las funcionalidades que Zinkee ofrece son los sistemas de validación y aprobación. En nuestra plataforma podrás crear un flujo de validación para lo que desees en unos cuantos clics y asignar a cada persona involucrada la parte del proceso que le corresponda.
¡Listo! Dile hola a tu flujo de aprobación optimizado. Además, con nuestro sistema de notificaciones, cada persona recibirá la información pertinente en el momento oportuno, de esta forma, podrás reducir el tiempo que dedicas a los procesos de validación y, a largo plazo, los costes que eso supone en tu día a día. Se acabaron los papeles perdidos por la oficina, el retraso de los deadlines y los miles de idas y vueltas de correos en Gmail.
En Zinkee ofrecemos muchas más soluciones para tu negocio, puedes descubrir más formas en las que podamos ayudarte aquí.
A lo largo de este blog hemos descubierto qué es un flujo de validación, cómo funciona y el rol fundamental que juega en la optimización de la gestión de tu empresa. La clave está en elegir una herramienta digital que se ajuste a tus necesidades y puedas aprovechar lo máximo posible en tu día a día.
Con Zinkee podrás crear flujos de validación adaptados a cada necesidad de manera rápida y sencilla. Recupera el control de tu empresa con un workflow de validación eficiente para que los procesos se completen con rapidez y facilidad, sin quebraderos de cabeza.
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