Automatiza tus flujos de trabajo y consigue una eficiencia óptima para tu empresa
Llevar la gestión de tu negocio sin problemas y de manera fluida es una tarea complicada, hay que tener muchos factores en cuenta y una buena coordinación con tu equipo es primordial.
Es muy cómodo culpar a la casualidad de la falta de resultados. No se cumple el plazo de entrega de un cliente. No consigues tu objetivo a tiempo debido a una confusión. Tal vez conseguiste tus resultados a tiempo, pero no tenían la calidad esperada. Finalizas un proceso, pero el coste de corregir errores es demasiado alto… En este artículo te damos algunas claves para que tu equipo fluya de la manera adecuada y puedas establecer un sistema de gestión que funcione con tu forma de trabajar.
Un workflow o flujo de trabajo es la planificación de las tareas y procesos necesarios para lograr un objetivo. Lo complicado viene al intentar coordinar a todos estos trabajadores y departamentos. Es necesario saber empatizar y conocer las dificultades que cada miembro del equipo sufre en su día a día.
Para crear un buen flujo de trabajo, primero deberás dibujar el proceso que sigues actualmente; luego, con el equipo, detectar todas las fricciones del proceso. Sólo después de tener esta visión podrás empezar a diseñar un flujo de trabajo que funcione.
En definitiva, un flujo de trabajo sirve para darle sentido y ritmo a tus ideas, proyectos, objetivos y metas. Si lo haces bien, el workflow te ayudará a reducir tiempo y coste en tus procesos, y a mejorar los resultados.
Puede que a menudo te preguntes, si llevo años implementando flujos de trabajo en mi organización, ¿por qué sigo sin alcanzar mis objetivos de forma eficiente? ¿Estoy optimizando todos mis recursos? ¿Podría producir más?
La cuestión es que, por muy bien organizado que esté tu equipo, si no hay un proceso automático, sigue habiendo margen de error humano. Gracias a la automatización, cada paso del flujo de trabajo será una mera consecución de la acción anterior. De este modo, no se pierde ni un segundo en delegar, no hay que tomar decisiones improvisadas y no dejamos lugar a posibles errores. Con un flujo de trabajo automatizado aumentarás la velocidad, la eficacia y la eficiencia de tus proyectos.
La prioridad de automatizar un departamento u otro dependerá de las necesidades de tu empresa y de tu equipo. Aquí van algunos ejemplos de procesos empresariales donde la automatización cae como anillo al dedo:
Es de suma importancia automatizar los flujos de trabajo en el departamento de administración y contabilidad. Este ámbito de la empresa es un buen ejemplo de tareas repetitivas y documentales. Esto último implica una dificultad añadida, el traspaso de documentación entre miembros del equipo y externos (contratos, presupuestos, facturas, visados, etc).
El equipo de ventas marcará el ritmo de la gestión de flujos, por lo que su conexión con el resto de departamentos es fundamental. Su conexión con administración será el pistoletazo de salida para que el equipo de producción se ponga manos a la obra. Cualquier malentendido o error en este proceso es de vital importancia. A la hora de implementar el proceso de ventas, será crucial identificar las etapas y definir las acciones. Una vez dibujado y plasmado este flujo, las automatizaciones son clave para que cada persona del equipo esté al tanto de las fases que le corresponden en cada momento y evitará acciones repetitivas que precisen intervención del personal.
La gestión de personal es la fuente que nutre al resto de departamentos de la empresa, por ello el flujo de información debe ser constante, fluido y bidireccional. Automatizando este flujo, se optimiza la velocidad de los procesos de selección, la elaboración de nóminas, la validación de vacaciones, los procesos de formación, etc.
Debido a la digitalización de sus acciones, este departamento suele ser el que posee más tecnología implantada para las automatizaciones. Habitualmente, se aplican a tareas como clasificar leads, recopilar información de formularios y pasar información al equipo de ventas. De cara a la evaluación de resultados, con las workflow automations podemos medir el impacto de campañas en medios digitales, conocer el número de visitas en web y activar automáticamente otras campañas.
El tiempo no sobra nunca. Si dejas de controlar el workflow de forma manual y lo automatizas, tú y tu equipo ahorraréis tiempo. Optimiza la automatización, gana tiempo y vuelve a invertirlo en tu proceso.
Lógica pura: si eliminas el margen de error de tus procedimientos, conseguirás que los resultados sean certeros.
Si controlas tus recursos y la gestión de procesos, se acaban las pérdidas. Seguro que muchas veces has tenido la sensación de que has invertido tanto en un proyecto que terminas por fundirte el presupuesto. Es una sensación muy común que se puede reducir eliminando esas tareas poco relevantes y cuantificando los recursos invertidos de forma automática.
Menos es más. Simplifica el día a día de cada persona y conseguirás que tenga más claros sus objetivos. Si una persona puede centrarse exclusivamente en lo verdaderamente importante, su concentración será mucho más alta y sus resultados mejores.
Automatizar cosas está genial, pero lo primero es lo primero. Las personas son la parte fundamental de este proceso, y es necesario tener en cuenta cuáles son partícipes de cada proceso. Escucha a tu equipo y empatiza con cada rol.
Para empezar a automatizar procesos recuerda no querer abarcar el 100% de de ellos. El primer paso es identificar cuáles debes automatizar y el orden. Te recomiendo la matriz de Eisenhower, con la que serás capaz de identificar la importancia y urgencia de cada proceso.
Una vez que has identificado los procesos que van a necesitar un flujo de trabajo automatizado, debes identificar un software que te permita plasmar estas bases de datos de forma personalizada. Con el primero será sencillo identificar una herramienta, pero conforme quieras abarcar más procesos, será más complicado encontrar el software que te permita plasmarlos todos. Analiza los beneficios de cada una y elige la que más se adapte a tus necesidades.
Para que todo el proceso de automatización funcione, es esencial formar a tu equipo de manera que entienda a la perfección el funcionamiento del software. Crea una guía o playbook para que todos sepan el funcionamiento de las automatizaciones y cómo interactuar con ellas.
Crea una serie de objetivos que sean medibles para comprobar la efectividad del software que has elegido. Revisa la evolución mensualmente o semanalmente. En los inicios es recomendable que se haga un seguimiento exhaustivo para hacer modificaciones y ajustes rápidamente.
Una vez que lo hayas implementado y los equipos se hayan adaptado, mide los resultados para comprobar que realmente hayas optimizado tus procesos. Repite el procedimiento tantas veces como sea necesario para seguir mejorando siempre.
Como de la teoría a la práctica hay un pequeño paso, te mostramos algún ejemplo de procesos automatizados:
Con la automatización de este flujo de trabajo no se pierde información de los clientes ni del estado del proceso en el que se encuentran. Además, se agiliza el trabajo en cadena, traspasando la información y las tareas a quién corresponda en cada momento. Podrás automatizar procesos como que se envíe un correo con la propuesta firmada una vez se haya subido el archivo. O notificar a los comerciales que su cliente ha marcado el contrato como cerrado. Pequeños pasos que conforman parte del flujo comercial y que al automatizarse ahorran mucho tiempo y evitan posibles errores humanos.
El recruiting es un proceso con etapas bien diferenciadas y donde intervienen varios roles decisores. Desde la emisión de una oferta de trabajo hasta la selección del empleado, tenemos varios niveles de validación: evaluación de CVs de candidatos, primera llamada, entrevista presencial con rrhh, entrevista con el responsable del departamento, validación del CEO y contratación.
Cada incidencia debe suponer un estado de alarma en tu equipo y un accionable para resolverla. Zinkee te permite llevar un seguimiento automatizado de las posibles incidencias que puedan presentar tus clientes. Además, convierte la incidencia en tarea para su respectivo responsable, lo cual te permite solventarlas de una forma más rápida y eficiente.
Los procesos con muchas etapas requieren una serie de pasos que dependen de validaciones por parte de muchas personas. Automatizando estos flujos, no perderás más tiempo en llamadas, emails y mensajes avisando al siguiente responsable de validación, sino que cada persona recibirá una notificación cuando llegue su turno de aprobar el siguiente paso del proceso.
Si quieres optimizar el tiempo y esfuerzo que tu equipo dedica a la empresa; estudia los procesos y automatiza las etapas del workflow que no precisen de la intervención humana.
Automatizando todos los procesos repetitivos y las notificaciones sobre el estado de cada tarea o proyecto, empezarás a notar resultados en el día a día de tu empresa. Disfrutarás de la comodidad que aporta la transformación digital al no tener que preocuparte por fechas o tener que preguntar constántemente cómo está yendo X proceso.
Haciendo más práctico el trabajo de los empleados, mejorarán sus resultados.
Zinkee es la plataforma en la nube que ayuda a las empresas a que sus proyectos sean rentables
.svg)
