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Teletrabajo: Control y productividad del trabajo en remoto

Este artículo no te va a contar la misma historia que todos. Has estado varios meses encerrado en tu casa, tu negocio se ha visto afectado y puede que hayas pasado situaciones muy difíciles. Por ello, sería una ofensa hacerte una puesta en escena sobre los desastres que ha ocasionado la maldita pandemia del Covid19

Queda prometido no volver a hablar de este tema tan repetido y frustrante. Aquí estamos para asumir lo que nos viene y seguir avanzando de la mejor manera posible. Así que el objetivo de este post va a ser que te familiarices con el teletrabajo, no por el xxxxx (estaba prometido no volver a mencionarlo), sino como cuando te compraste tu primer teléfono móvil, o cuando instalaste internet en la oficina. Es cuestión de adaptarse y sacarle partido. 

Ojalá esto no se malinterprete, no es cuestión de quitarle hierro al asunto. El tema es que en el resto de Europa, el teletrabajo está normalizado hace décadas, mientras que en España seguimos trabajando en la digitalización de las PYMES. Vamos a dar el paso, a marcha forzada, pero lo vamos a dar.

La meta es mejorar. Y el teletrabajo es una forma de trabajar que si sabes manejar puede beneficiarte mucho. Por el contrario, si no lo gestionas bien, puede causar secuelas en tu negocio. Vamos a conocer los pros y contras del trabajo en remoto, las mejores prácticas y las herramientas que te pueden ayudar a gestionarlo.

La nueva rutina: el teletrabajo

Para aprender a teletrabajar no hay que ser MacGyver, hay que crearse una rutina. Las empresas quieren que los empleados cambien el chip de un día para otro y que rindan lo mismo trabajando desde casa. Esto es como pedirle a alguien que deje de fumar y empiece a comer chicles, mientras que mantiene su concentración y rendimiento. Es cuestión de hábitos.

Gracias al anterior ejemplo, entra en juego otro factor: la decisión. Si el trabajo en remoto es una opción, el empleado podrá sopesar si le conviene, si es capaz de llevarlo a cabo, si le gusta, etc. Pero en el caso del trabajo en remoto por obligación, hay que prestar mucha atención a la preparación y predisposición de cada miembro del equipo.

En muchos casos, el trabajo fuera de la oficina es una obligación por la naturaleza de su actividad. Por ejemplo, aparejadores, directores de obra, abogados, consultores, comerciales… Todos tienen una fuerte carga de trabajo fuera de la oficina. Esto significa aunque ahora esté en boca de todos el ‘out of office‘, el hecho es el mismo. 

Los cargos directivos, junto con recursos humanos, sois los responsables de preparar al equipo para este cambio. Necesitan un plan definido al detalle sobre cómo desarrollarán sus tareas, dónde quedarán plasmadas, cómo será la comunicación con el resto del equipo, etc. Sólo entonces estarán listos para dar el salto a la ‘homeoffice’. Es más, ¿tú, estás listo? 

La ley del teletrabajo ¿Cómo me afecta?

Los primeros miedos que surgen de cara al teletrabajo son los referentes a la legalidad. Es normal, que a nivel administrativo, las PYMEs deben estar al corriente de sus deberes y obligaciones de cara al trabajo en remoto de sus empleados.

Para estar al corriente de temas legales, siempre debes recurrir a fuentes oficiales, en este caso el Real decreto-ley 28/2020 de trabajo a distancia publicado en el BOE. Además, es importante hacer convenios colectivos sobre los temas que no quedan especificados en la ley.

El trabajo en remoto puede salvar tu negocio

No es postureo. Es una realidad como un castillo, que desde PYMEs hasta multinacionales han encontrado en el teletrabajo un filón para sobrevivir a las dificultades económicas. Está claro que el teletrabajo no lo cura todo, pero puede ayudar.

Es curioso, cómo muchas empresas han terminado por implantar de forma permanente este modelo de trabajo. No sólo supone un alivio económico en situaciones difíciles, sino que es una opción para optimizar ciertos negocios.

Si tu actividad se puede realizar del mismo modo desde casa que desde la oficina, plantéate cuánto se reducen tus costes fijos si suprimes el alquiler, la luz, los impuestos, etc. Elige el tipo de presencialidad que mejor se adapte a tu modelo de negocio: totalmente presencial, semipresencial o totalmente remoto.

Ventajas del teletrabajo desde casa

Partiendo del epígrafe anterior, que trata sobre uno de los principales beneficios del teletrabajo para la empresas, seguimos alargando la lista de ventajas. Hay que considerar que cualquier cambio positivo para el trabajador, se traduce en un cambio positivo para la empresa:

  • Conciliación de la vida laboral y personal.
  • Descenso del estrés.
  • Mayor comodidad por el confort de la indumentaria, la temperatura y el entorno.
  • Aumento en la flexibilidad de horarios. 

Cuanto más satisfecho se encuentre el trabajador, mayores serán los beneficios para la empresa (tratamos este tema a continuación). La lista sería muy extensa, pero destacaremos los más relevantes:

  • Ahorro de tiempo en los desplazamientos.
  • Reducción de gastos de transporte.
  • Desaparecen los gastos en dietas.
  • Incremento de la productividad.
  • Desaparecen las limitaciones territoriales para las contrataciones. 
  • Retención del talento.

Desventajas o inconvenientes del teletrabajo

No todo el monte es orégano. El teletrabajo mal ejecutado o sin control puede tener serias consecuencias negativas:

  • Falta de concentración: La conciliación del teletrabajo y la vida familiar tiene que ser uno de los puntos a tener en cuenta antes de decidir el tipo de presencialidad de tu equipo.
  • Perder el foco: Si no tenemos un medio de control o conexión de los empleados, puede que el equipo pierda el foco y se olvide de cuál es el objetivo principal de la empresa.
  • Disminuir la productividad: Si no tienes un sistema de gestión de tareas, los trabajadores suelen tener problemas con la gestión del tiempo.
  • Falta de control: Sin las herramientas necesarias, el equipo directivo o managers podría no estar al corriente de las tareas finalizadas ni de los objetivos alcanzados.

Productividad y motivación de tu equipo en remoto

La productividad va directamente ligada a la motivación y satisfacción de tus empleados. Por eso, antes de hablar de cómo hacer a tu equipo más productivo, lo primero, debes pararte a pensar cómo hacer a tu equipo más feliz

Es importante tener un equipo unido, tener claros los valores de la empresa. Si no los tienes, defínelos. Y si ya los has seleccionado, ponlos en práctica. Recomendación especial al blog de David Tomás,  Director de Cyberclick y autor del libro ‘La empresa más feliz del mundo’.

No es sólo importante que tengas unos valores potentes, sino que empoderen a tu equipo. Esta no es tarea únicamente de recursos humanos. Los cargos directivos son grandes motivadores y potenciadores de las habilidades de cada empleado. No pierdas oportunidad para conocer a tu equipo, para celebrar las cosas que hace bien y para aportar mejoras que puedan ayudarle.

De cara a la productividad, es fundamental hacerle la vida más fácil a los empleados. Cada persona de la empresa necesita saber qué tiene que hacer, cómo y para qué. Por ello, necesitas darle las técnicas de trabajo y los medios.  En los siguientes apartados tratamos la gestión del tiempo para aumentar la productividad.

Consejos para la gestión del tiempo en el teletrabajo

¡No dejes que el teletrabajo te lleve por la mala vida! Hay días que coges el ordenador y empiezas a fundirte las tareas una tras otra, y otros que te despistas con una mosca y no alcanzas ni la mitad de tus metas. Hay ciertas pautas que debes seguir para conseguir que tu tiempo de teletrabajo sea de calidad

  • Marca un horario fijo: Es fundamental que marques una hora de inicio y de fin. De lo contrario, por el hecho de estar en casa, y no abandonar tu puesto de trabajo, no sabrás cuándo parar.
  • Estructura descansos o pausas: Eres humano y necesitas parar a veces. Al igual que harías en la oficina, elige esos ratos en los que harás una pausa y para qué. Es importante que como máximo cada 45 minutos te levantes de la silla para evitar lesiones. 
  • Escoge tu lugar de trabajo: Si trabajas desde casa, esto es para ti. Escoge una mesa de escritorio y una silla cómodos para que tengas espacio suficiente para el ordenador y los objetos que necesites (carpetas, cuadernos, calculadora, etc). Recuerda que tu silla debe ser adecuada para trabajar. Cuanto más ergonómica y propicia para el trabajo de oficina, mejor. En el caso que no dispongas de una, podría ser una opción llevarte tu propia silla de la oficina, si es posible. 
  • Evita distracciones: Te conoces mejor que nadie, así que ya sabes de qué distracciones estamos hablando. Trata de concentrarte al máximo posible durante tu horario
  • Planifica tu día: Visualiza los objetivos de la empresa y mira las tareas que te corresponden para hoy. Si tienes una herramienta de gestión de tareas, ¡mejor!

Qué tengo que hacer para implantar el teletrabajo en mi empresa

Controla tu negocio

Antes de dar el paso al teletrabajo, analiza tu modelo de negocio y piensa si es viable esta forma de trabajo. Piensa en los pros y contras que tendría para tu empresa y si afectaría a tu actividad principal. Y por último decide el grado de presencialidad del equipo. Puedes diferenciar por departamentos o roles, ya que podría pasar que ciertas actividades no se puedan realizar en remoto.

Escucha a tu equipo

Es fundamental que respetes las prioridades de los miembros de l equipo. Evalúa qué prefieren y porqué. A veces, desconocemos el día a día de las personas e implantamos mecanismos que no tienen mucho sentido.

Planifica los objetivos y tareas

Identifica los objetivos principales de tu negocio y compártelos con el equipo. Puedes utilizar el artículo sobre la metodología OKR. Gracias a los OKR tendrás claro lo que tienes que hacer para alcanzar los objetivos y por ende las tareas a asignar brotarán como por arte de magia.

 

Mantén el contacto y el control

A pesar de que tu equipo se encuentre teletrabajando, no debes perder el control. Debes tener algún método para coordinar a las personas, evaluar las tareas y conocer la consecución de los objetivos. 

 

Herramientas útiles para el teletrabajo

Ya hemos hablado sobre la técnica para que el teletrabajo sea óptimo, ahora debemos sopesar qué herramientas necesitas para llevarlo a cabo. Damos por hecho que todas las herramientas que vamos a buscar son online, para permitir la conexión entre las distintas partes del equipo. Partiendo de esa base, podemos diferenciar los grupos de herramientas atendiendo al problema que solucionan. A continuación algunos ejemplos:

  • Herramientas de comunicación: Microsoft Teams, Google talk,  Slack.
  • Herramientas para planificación de objetivos: Asana, Airtable.
  • Herramientas para delegación de tareas: Trello, Jira.
  • Herramientas para gestión documental: Drive, Dropbox, Captio.
  • Herramientas para gestionar y automatizar flujos de trabajo online: Hubspot, Zoho, Pipedrive.

Para aprender a seleccionar estas herramientas puedes ver el apartado sobre herramientas digitales en el artículo Herramientas necesarias para la digitalización empresarial. Estas herramientas son muy importantes para el perfecto funcionamiento de tu empresa. Y si tu equipo teletrabaja desde casa, las herramientas se vuelven imprescindibles. 

El único inconveniente de tener tantas herramientas es que termines por utilizar sólo un 10% de cada una. Además, se te acumularán muchas cuotas. Puedes contratarlas todas o buscar una que lo haga todo, como Zinkee:

Conclusiones

No basta con digitalizarse. Todas las empresas tienen que saber teletrabajar. Es una habilidad que las pymes deben mejorar para añadirla en su currículum. No sólo a nivel necesidad por el Covid (¡ups! demasiado hemos tardado en mencionarlo). Sino que tienes que saber gestionar el trabajo en remoto porque puede ser una opción interesante para tu negocio en el futuro. 

Hay que hacer un balance de pros y contras para determinar el nivel de trabajo presencial o remoto que puede tener cada parte del equipo. Una vez decidido el método, es crucial no descuidar la satisfacción del empleado y la gestión del tiempo para potenciar su productividad. Y, por último, hay que seleccionar las herramientas que mejor se adapten a la empresa.

Zinkee es una herramienta única que resuelve todos las necesidades para trabajar dentro y fuera de la oficina. Además, tener todas las funcionalidades en una sola herramienta te ayudará a no perder el foco y a no perder el control de tu empresa.

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