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Gestiona los objetivos de tu empresa, crea accionables y mide su evolución: OKRs y KPIs

  Los OKRs y los KPIs son víctimas de constante confusión. En muchas empresas estos dos guiris incomprendidos se ven en boca de todos y en práctica de nadie. Muchos directivos dicen conocerlos, pero a la hora de la verdad, caen los dos en el mismo saco.

Es maravilloso ver cómo muchas empresas hispanohablantes se internacionalizan y normalizan el uso de anglicismos en su vocabulario. Muchas de ellas no sólo usan términos extranjeros, sino que aplican a su modelo de negocio ciertas técnicas mundialmente conocidas. Sin embargo, no hay nada más ridículo que ser el maestro liendre, de mucho sabe y de poco entiende.

Conocer qué son los OKR y  los KPI y sus diferencias es fundamental para poder ponerlos en práctica en tu empresa. Por eso vamos a ir de la teoría a la práctica hasta que seas capaz de identificarlos, aplicarlos y medirlos para sacarles el mayor partido para tu negocio.

OKRs vs KPIs

Todo lo que se puede medir se puede mejorar.

Eso está claro. Por lo que, si te has parado a planear los objetivos e indicadores de evolución (OKRs y KPIs) de tu empresa, vas por buen camino. Si tienes dificultad para diferenciarlos, no te apures, es NORMAL. Suelen confundirse porque tienen una misma meta:  optimizar procesos mediante la medición de objetivos y resultados.

Gonzalo, CEO de Zinkee, hace una diferencia muy interesante entre OKR y KPI, atendiendo a la dirección temporal. Los OKRs son una visión al futuro, ‘dónde quiero que esté mi empresa de aquí a x tiempo’. Y los KPIs son la forma de medir si ‘lo he hecho bien o no en el pasado y cuánto queda para conseguir mis objetivos’. 

La medición de resultados es fundamental para asegurarte de que el rendimiento de todo tu equipo está siendo el máximo posible. Desde el momento que implementes estas métricas en tus procesos, notarás cómo recuperas el control de tu negocio

Es cierto que muchas empresas se centran tanto en la actividad del día a día que olvidan sus propósitos. Por eso es tan recomendable, desde los inicios del negocio, mirar con perspectiva y dejar claros tanto OKRs como KPIs. Como dice el refrán: Más vale medir y remedir, que cortar y arrepentir. 

¿Qué son los OKRs?

OKR son las siglas de Objectives and Key Results, que en inglés significan “objetivos y resultados clave”. Es un término creado por el ex CEO de Intel, con el objetivo de alinear los objetivos de la empresa con todos y cada uno de los miembros del equipo (y ya ves que no le salió mal del todo).  Esta técnica tuvo gran acogida en multinacionales como Google, AirBnb o Spotify. 

Gracias al éxito rotundo de esta técnica de optimización empresarial, los OKR’s entraron por la puerta grande en la cuna de los negocios tecnológicos: Silicon Valley. Los mayores gigantes de la industria utilizaron esta metodología, que llegó para sustituir a los objetivos SMART. No significa que se dejen atrás, sino que evolucionan para adaptarse a la exigencia de las empresas. 

Lo más interesante del uso de los OKRs es que, por suerte para todos, su efectividad está asegurada tanto en multinacionales como en PYMEs. Por ejemplo, hoy en día es una de las bases en las que se ampara cualquier start-up para participar en rondas de inversión. Los directivos tienen que ser objetivos y transparentes de cara a los inversores.

Lo difícil de elegir los OKRs es su carácter a largo plazo. Si a lo largo del año, los objetivos que elegiste como OKR no tienen sentido o no son relevantes para la dirección de la empresa, significa que están mal escogidos. Has de saber que los OKRs pueden ser numéricos (por ejemplo, facturar 10K de MRR) o físicos (como puede ser, publicar una nueva página web). En este artículo vas a entender cómo seleccionar los tuyos.

¿Qué significa KPIs?  

KPI son las siglas de Key Performance Indicators, en español significa indicadores clave de rendimiento o del desempeño. Estos indicadores son valores de tu empresa cuya evolución indica si tus procesos avanzan o no. El control y estudio de los KPIs te ayudará a dejar de lado la intuición y a tomar decisiones certeras, atendiendo a los datos. 

Los KPIs son una buena vara de medir para utilizar en cualquier departamento y actividad de la empresa. Los puedes usar para medir la evolución de proyectos, para controlar la productividad de los empleados, para saber si te funciona una campaña, procesos de selección, etc. 

Lo importante es que sepas elegir las variables que tienen relevancia para evaluar tu éxito, que las midas con regularidad y que interpretes los resultados. Se dice muy rápido, pero cada uno de estos tres pasos es importantísimo para el éxito de los KPIs y a su vez suele ser complicado seleccionarlos correctamente.

Para la gestión de tareas de tu equipo es muy útil definir antes los KPIs. De esta forma, realizarás un desglose ordenado de las acciones que debe realizar cada persona para que finalmente el KPI se complete. Si los sabes escoger correctamente, tendrás en tus manos las claves del éxito de tu negocio.  

¿Cómo combinar los OKRs y los KPIs? 

Lo más importante para que la combinación de KPIs y OKRs sea efectiva es saber diferenciar bien los dos conceptos. Si tienes cualquier duda, dale un repaso a los dos puntos anteriores o envía una pregunta aquí (mail soporte@zinkee.com). Y si han quedado claros, estás ready para hacer el mix. Como diría James Bond recuerda: ‘mezclado, no agitado’. 

Es aconsejable empezar por orden lógico. En Zinkee, si no tiene sentido, no lo hacemos. Primero pensamos dónde queremos llegar y después decidimos cómo evaluaremos el camino realizado. También podríamos decir que vamos a definir los conceptos empezando por lo más genérico y terminando por lo más específico.

Seleccionar en primer lugar los objetivos de tu empresa, osea los OKRs (te puedes inspirar en los ejemplos que vienen más adelante). Cuando tengas claro dónde quieres estar dentro de un año, piensa dónde deberías estar entonces en cada trimestre, para así tener una evolución lógica. Estos resultados que pretendes obtener son los OKR (te recomiendo que mires con detalle el apartado de metodología OKR para perfeccionar). 

Si ya tienes seleccionados tus OKRs que te ayudarán a dibujar tu futuro, es momento de identificar los KPIs que te ayudarán a medir el pasado. Analiza los procesos o proyectos que se llevan a cabo en tu empresa e identifica los puntos de inflexión. Piensa en esos resultados que son cruciales para que la actividad se desarrolle con éxito. Cuando los tengas, mira cómo pueden medirse y plasma el valor que debería cumplir cada uno para que el objetivo se cumpla. ¡Ole! Ya tienes tus KPIs. 

Metodología OKR ¿Qué es y cómo aplicarla en 4 pasos?

Del dicho al hecho hay un trecho, por eso no es suficiente identificar los OKRs. Estos no son útiles de por sí, necesitan ser parte de la metodología OKR. Podemos aplicar la metodología OKR en cuatro sencillos pasos:

1. Identifica los OKRs de tu empresa

Piensa cuáles son los objetivos de tu empresa, a corto, medio y largo plazo. Y, a continuación, selecciona los valores que te indicarán si te estás acercando a tus objetivos. 

2. Selecciona la caducidad

Para que esto no caiga en saco roto, tienes que ponerle fecha. Coge el calendario y señala para cuándo tienes pensado alcanzar cada objetivo. Importante: sé realista.

3. Elige un soporte y compártelos 

Selecciona un soporte en el que recogerás y compartirás los OKRs y el timing. Es importante que todo tu equipo los tenga presente, por lo que se recomienda un formato digital, online y compartido.

4. Revísalos

Por último, el paso más importante de todos para que la metodología funcione, es medir los OKRs. Tienes que ser riguroso con las fechas establecidas y ser sincero en tus resultados. 

Ejemplos de OKR 

Para reformar tu casa, no hay nada mejor que inspirarse en el vecino. Así que ahí van algunos ejemplos de OKRs que han seleccionado otras empresas como métricas principales:

  • Aumentar la facturación un x%.
  • Tener x nuevos clientes cada mes.
  • Bajar de x% el churn.
  • Hacer upselling de clientes tras los x meses de la compra.
  • Tener una nueva web.
  • Doblar el tamaño de mi equipo.
  • Crear una nueva funcionalidad para mi producto.
  • Tener una newsletter

Estos son solo ejemplos, no tienes que copiar. Tienes que inspirarte. Elige tus objetivos y los OKRs saldrán solos. 

Método para elegir KPIs efectivos

Los KPIs no deben ser en una empresa más de 10, por lo que su elección es crucial. Para seleccionar los mejores KPIs para tu empresa, estos deben cumplir ciertos requisitos:

  • Relevantes: el dato tiene que ser realmente un indicador de avance para tu negocio. 
  • Cuantificables: deben ser claros y fáciles de medir. 
  • Personales: cada KPI tiene que tener uno o varios responsables directos de su evolución.
  • Paralelos: los KPIs no pueden solaparse unos a otros. 

¿Cada cuánto hay que revisar los OKRs y KPIS? 

 

Los OKRs son valores más constantes, no se suelen modificar con asiduidad, ya que los objetivos de la actividad principal de la empresa están plasmados en ellos. Normalmente, los OKRs se eligen para un año completo y se revisan cada trimestre. Esto puede variar en empresas jóvenes que se encuentren en una etapa de aceleración muy rápida y prefieran medir de cerca esta evolución.

Por el contrario, los KPIs, que atienden a las tareas cotidianas y a los pequeños avances en cada proyecto, se suelen medir con bastante frecuencia. En la mayoría de las empresas, los cargos directivos o managers hacen informes semanales de la evolución de los KPIs. Esto ayuda a mantener el control y a gestionar rápido los ajustes que sean necesarios.

Estos son datos que son aplicables en condiciones normales. Sin embargo, hay situaciones en las que la norma no aplica. Por ejemplo, en la situación que vivimos actualmente a causa de la Covid19, los objetivos de muchas empresas se han visto obligados a cambiar, ya que su actividad empresarial se ha visto alterada o interrumpida.  Este es un claro ejemplo de puntos de inflexión en los que hay que repasar los OKRs y los KPIs. Hay que ser realista y consecuente respecto al entorno. 

¿Cómo recoger la información de mis OKRs y KPIs?

Al igual que cualquier actividad empresarial, puedes plasmarlo en formato físico o digital (online u offline). Dado el éxito y la efectividad que tiene el formato digital, nos vamos a centrar en las posibilidades que hay en este. Podemos elegir desde el método más sencillo hasta el más sofisticado. 

Seguro que en Google, la primera vez que utilizaron la metodología OKR, utilizaron un método simple como una hoja de cálculo o un documento de texto. Son métodos útiles, pero no son prácticos. Esto se debe a que la clave del éxito de la metodología OKR es que todo el equipo los tenga presentes. Por ello, el medio más práctico para plasmarlo es el online.

Los beneficios de tener un sistema de OKRs y KPIs en formato online, es que lo puedes tener actualizado en tiempo real. En el caso de los KPIs, que están directamente relacionados con las tareas, su evolución es más rápida que los OKRs, por lo que es muy útil poder actualizarlos en el día a día.

Para las empresas descentralizadas es fundamental mantener al equipo conectado, por lo que el uso de un software online para controlar OKRs y KPIs es fundamental. A causa de la pandemia, se ha extendido el teletrabajo, y estos sistemas de control han cobrado aún mayor importancia.

Zinkee ya ayuda a muchas empresas como la tuya a gestionar sus OKRs y KPIs. El equipo directivo conoce en todo momento la evolución de su empresa. Y la productividad mejora, gracias a plasmar objetivos y tareas de forma clar

Conclusiones 

Utilizar métricas para conocer la evolución de tu negocio te ayudará a conseguir tus metas y a mejorar tus resultados. Así que deja de posponerlo y ponte manos a la obra. Es una tarea tediosa en sus comienzos, pero que da muchos frutos. Además, en el momento que le ‘cojas el tranquillo’, será coser y cantar. 

 

El mejor método para que funcionen estas métricas es el sistema online, por lo que debes elegir un espacio de trabajo que te permita plasmarlos, compartirlos y actualizarlos en tiempo real. Zinkee puede ser una opción. Piénsatelo y no pierdas ni el tiempo, ni el control de tu empresa.

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