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Los problemas más comunes de Excel en la gestión de empresas

Los problemas más comunes de Excel en la gestión de empresas

Si llevas años dirigiendo tu empresa gracias a hojas de cálculo de Excel, este artículo te va a interesar. En Zinkee escuchamos los mismos problemas todos los días. Lo afirman directivos, gerentes, CEOs, directores de operaciones… ‘Toda mi empresa depende de cientos de Excels’, que en muchos casos, se encuentran desactualizados, son difíciles de organizar y hacen que la gestión no sea eficiente.

¿Te suena esta afirmación? Entonces, seguramente sigues usando algo de papel. Y no es nada raro… Todas las empresas con más de una década (y a veces menos) provienen de la gestión en papel. Pasar esos documentos a las hojas de cálculo digitales supuso el primer paso para todas las empresas del mundo hacia la digitalización. Un pequeño paso que simplemente convertía nuestros cuadernos de cuentas en ficheros dentro de nuestros ordenadores.

Esta transformación digital ha profesionalizado las cuentas de nuestros negocios y poco a poco se ha expandido a otros departamentos para tener toda la información digitalizada. Y tiene mucho sentido, ya que por mucho que nos hayan ayudado el libro de cuentas y los cuadernos de bitácora empresariales, la digitalización de la gestión de empresa ofrece unos beneficios directos muy altos al negocio. 

En este artículo vamos a hablar de cómo nos ha ayudado Excel a gestionar nuestras empresas. Trataremos los problemas y deficiencias que nos hemos encontrado en las hojas de cálculo para gestionar ciertos procesos. Y por último, veremos cómo podemos mejorar la gestión empresarial y hacer que la metodología Excel evolucione.

Excel como método fallido para evitar la sensación de pérdida de control

La sensación de haber perdido el control es una pesadilla para cualquier directivo. Justo por eso, la lucha para mejorar la gestión empresarial es constante. Es muy habitual dar el paso a la digitalización y adentrarse en el mundo Excel pensando que el día que pases del papel a las hojas de cálculo, todos tus problemas de gestión se resolverán. Esto es un trampantojo: por muy ordenado que parezca todo, hay una gran desconexión entre la información.

Cuando diriges a un equipo (o varios), sabes que es difícil tener conocimiento total del estado de tu empresa en tiempo real. Necesitas comunicar a cada persona sus objetivos, hacerle cargo de sus responsabilidades, y mantener una comunicación constante para estar al tanto de la evolución (puede interesarte este artículo sobre gestión de objetivos: OKRs y KPIs). No es necesario ser un equipo muy grande para encontrar fricciones en este proceso; desde los equipos de 5 personas en adelante, esto es muy habitual.

El día que empezaste a utilizar Excel para gestionar tu empresa diste un gran paso, pero habrás descubierto en estos años, que este método tiene muchas deficiencias que te obstaculizan en tu día a día. 

¿Cuántas veces has pensado…

‘Ojalá Excel me avisara de esto’  

‘Sería perfecto poder adjuntar archivos dentro de la hoja de cálculo para almacenar histórico y documentación’.

‘Siento que estoy duplicando trabajo e información’?

Y ¿cuántas veces te han roto las fórmulas que llevabas meses preparando y nutriendo?

Seguro que te vienen mil situaciones más a la cabeza, y ¡es muy normal! Significa que estás entendiendo que esta herramienta no te da todo lo que necesitas para tener el control de tu empresa. Muchos empresarios han pasado por esta misma etapa y han conseguido retomar las riendas. Sigue leyendo y verás cómo lo consiguieron.

 

Bases de datos en Excel para clientes, proyectos, materiales, etc: el esqueleto del CRM, ERP y gestor de proyectos

En tu empresa seguro que tienes una hoja de Excel para cada tema. Excel para las bases de datos de tus clientes con toda la información de su empresa: Razón social, CIF, dirección… Excel de control de proyectos: estado del negocio, persona de contacto, fecha de vuestra próxima reunión, responsable del proyecto… Excel de gestión de contabilidad, de almacén, de compras, de control de ventas, de informes y un largo etcétera.

Consejos para empresarios que gestionan su negocio con Excel

Conocemos bien ese laberinto de carpeta de carpeta de carpeta (…) en el que te encuentras. Tu necesidad de controlarlo todo ha sido el detonante natural de este caos de hojas de cálculos. Pero no te has equivocado; todo lo contrario… tu actitud era la correcta. Has tratado de crear tu propia herramienta de base de datos, tu CRM para el equipo de ventas, tu propio ERP para gestionar tus compras y ventas, etc. 

Has digitalizado de la mejor manera posible, con una herramienta que tenía (y tiene) muchas limitaciones. Así que chapó por ti; vas por el buen camino hacia la optimización de tus procesos. Continúa analizando tu gestión con Excel y verás cómo tu empresa te pide a gritos un cambio.

 

‘Controlo mis documentos de Excel  en el servidor común’: las raíces del trabajo colaborativo y la gestión documental

 

Cuando trabajas en Excel, cada trabajador tiene la información en su ordenador y esto propicia constantes pérdidas de tiempo. Las llamadas, mails internos y mensajes de Whatsapp, hacen que los empleados pierdan más de una hora de su tiempo diario en dar explicaciones a sus compañeros. 

Perdemos gran parte de nuestras horas de trabajo resolviendo dudas de otras personas: ¿Dónde está el documento X? ¿En qué estado se encuentra el proyecto Y? ¿Quién es el responsable del proyecto Z? Esta situación obliga al equipo a ser dependiente de otros para poder hacer su trabajo. Las pérdidas que esto ocasiona a la empresa, son cuantiosas (puedes verlo en este testimonio del CEO de H. Terrats).

Hay múltiples opciones para eliminar este obstáculo informativo. Si has dado el paso al servidor común o te lo estás pensando, ya sea el uso de un servidor privado o mediante la contratación de Microsoft Teams con su Sharepoint, vas muy bien. Te has dado cuenta de lo importante que es compartir la información con tu equipo para evitar la duplicidad de documentos y para evitar las interrupciones. Aunque este sistema también tiene sus inconvenientes.

Los inconvenientes del servidor común o sharepoint

CAOS INFORMATIVO

Volvemos al laberinto que antes tenía cada uno en su ordenador, para crear uno aún mayor donde todo está dentro de carpetas y con títulos de fechas y un texto que dice definitivo, última actualización, actualización de la actualización… Es un intento fallido de orden que no resulta operativo en el día a día. 

TODOS VEN Y EDITAN TODO

El servidor común es un espacio donde cualquiera puede ver el contenido y modificarlo. Hay datos sensibles, que solo deben compartirse con una parte del equipo o que solo deben modificar ciertas personas. Por lo tanto, es un sistema en el que faltan límites.

LA BAJA SEGURIDAD DEL SERVIDOR PROPIO

Cuando contratas un servidor propio, por norma general no contratas a un equipo de personas que velen por la seguridad de la información. Últimamente, y cada vez con más frecuencia, se están dando casos de ataques a servidores de pymes. La seguridad siempre es mayor en los servidores en la nube que tengan un equipo permanente y especializado en proteger tus datos. 

Generar informes con hojas de cálculo Vs información analítica en tiempo real

Es muy típico crear informes con Excel a final de mes que reporten nuestro trabajo. Excel, además te da la posibilidad de convertir esos números en gráficos visuales que facilitan la interpretación de los datos. Hasta aquí, todos queremos Excel en nuestra vida.

El problema empieza aquí: En cada cierre de mes perdemos cientos de horas preparando esa documentación que recapitule cuáles eran nuestros objetivos y cuáles han sido nuestros resultados (una de las búsquedas más realizadas en buscadores es ‘cómo crear informes de cierre de mes con Excel‘). Además, cada uno tiene que reportar a su superior para que este informe pueda estar completo y eso requiere pérdidas de tiempo y duplicidad del trabajo. Y lo peor de todo es que hasta final de mes tenemos una ceguera empresarial absoluta sobre el estado del negocio. 

Además, la opacidad entre departamentos es absoluta, lo cual dificulta al equipo directivo tener de manera rápida la información. Es necesario hablar con varias personas cada vez que quieres tomar una decisión basándote en los números de tu empresa. Aquí otro obstáculo que nos deja el sistema de hojas de cálculo. Sigue leyendo, que falta poco para empezar a solucionar todos estos problemas.

Informes generados con Excel Vs Informes en la nube en tiempo real

‘Necesito que Excel tenga un sistema de avisos y notificaciones’: bienvenido a los automatismos

En las hojas de cálculo registramos mucha información, y entre ella muchas fechas. Pero ¿para qué, si realmente esta herramienta no sabe qué día es hoy? Lo mismo pasa con las cuentas, ¿de qué me sirve que Excel me ponga un número en rojo si no es capaz de avisarme?

Los procesos de tu negocio están regulados por fechas que cumplir. Tanto en las tareas de los empleados, como los cobros, los pagos, las revisiones de maquinaria, renovación de contratos y seguros, etc. Y para ello es necesario que además de almacenar la información, tengas un sistema de avisos y notificaciones que eliminen el posible olvido humano. 

De cara a las cifras que reflejan la ‘normalidad’ en tu empresa, es fundamental tenerlas bajo control. El problema es que manejamos un gran volumen de información y es imposible hacer un repaso diario de todo. Lo ideal es que puedas decirle al sistema de gestión cuáles son tus reglas a seguir, y si algún número se sale de la regla, se genere un aviso automatizado al responsable

Gracias a los automatismos de avisos, no hay excusas. Pero en Excel, esta funcionalidad tan básica y necesaria ¡¡no existe!!. Continúa leyendo el siguiente punto, donde vamos a desvelar la solución a todas las deficiencias que presenta este programa.

El software de gestión en la nube es el sucesor de Excel

Abandonar Excel por una plataforma de gestión empresarial en la nube es el cambio natural que están realizando todas las empresas.

No es cuestión de castigarnos por usar hojas de cálculo, si no de evolucionar hacia soluciones más completas que nos resuelvan todos los inconvenientes que nos ocasiona Excel.

Hay muchas empresas que no detectan problemas al usar Excel, ya que se han acostumbrado a lidiar con esas carencias. Sin embargo, en el momento que el empresario conoce otros métodos para mejorar la eficiencia y productividad de su equipo, es momento de replantearse cambiar su modelo de gestión. 

4 grandes beneficios de las herramientas de gestión en la nube

Eliminar interrupciones: Toda la información está donde tiene que estar y disponible para quien corresponda. Reduce los mails, llamadas y whatsapps internos.

No duplicar el trabajo: Si un mismo dato influye a varios departamentos, la información será común, no habrá que volver a registrarla. 

Aumentar productividad: Un equipo que conoce sus objetivos y sus tareas es mucho más eficiente y comprometido con su empresa.

Ganar visión: Gracias al panel de control en tiempo real de la nube, puedes conocer de primera mano cómo evoluciona la empresa y tomar decisiones basadas en datos.

 

¿Qué es el software no-code? La opción más óptima para todas las empresas 

 

El software no-code, como su nombre en inglés indica, es un software sin-código. Es un tipo de programación que permite al usuario final crear y modificar su herramienta sin necesidad de un programador informático. Por ejemplo, WordPress, es una tecnología no-code que se utiliza para crear páginas web sin tener conocimientos de programación.

Para los empresarios, la tecnología no-code es perfecta para crear una herramienta de gestión empresarial a medida. El software sin código hace que la empresa no tenga que adaptarse a una herramienta que no se corresponde a su forma de trabajar. El proceso es totalmente opuesto al convencional. Normalmente el empresario quiere implantar una herramienta de gestión, pero las que hay en el mercado no son plantillas estandarizadas a las que la empresa se tiene que adaptar. 

Con el software no-code, la forma de trabajar de la empresa definirá cómo debe ser la herramienta. Y si la forma de trabajar cambia (que es lo más normal en cualquier empresa), la herramienta cambiará también. Además, no es un cambio de la noche a la mañana, ya que es posible hacer la implementación del software no-code de forma progresiva, incluyendo paso a paso distintos procesos de la empresa. En Zinkee tenemos clientes que implementan nuestro software en un solo proceso al inicio y poco a poco insertan otros conforme el equipo se va adaptando.

Cómo gestionar mi empresa con Software No-code

Como migrar la gestión de mi empresa de Excel a un software no code

Si ya has entendido los beneficios que te aporta el software no-code como aliado de gestión empresarial, estarás pensando en cómo dar el paso. Para elegir el mejor software es clave que te informes sobre el método de implantación (puedes saber más en el artículo ‘Cómo implementar paso a paso una herramienta de gestión de empresas con éxito’). Recuerda que el objetivo es que mejores tu método de gestión y no pierdas nada de información. Desde Zinkee te damos estas tres claves para la migración de Excel al software no-code:

  1. La solución que elijas debe permitirte volcar toda la información de tus hojas de cálculo. No sólo para la migración, sino siempre. Excel es un lenguaje común entre empresas, por lo que necesitarás hacer importaciones y exportaciones de datos de forma recurrente.
  2. Necesitas que un equipo de expertos te asesore (desde la experiencia) para organizar la información de tus hojas de cálculo de forma eficiente. El software no code es una pizarra en blanco donde diseñar tus procesos. Es fundamental que las bases de los mismos estén bien plasmadas y guiadas por un equipo de Customer Success.
  3. Para que de verdad le saques partido a la tecnología no code en la nube, necesitas recibir formación personalizada. Sólo de esta forma serás 100% autónomo para sacarle partido a tu herramienta de gestión. Con la formación necesaria podrás realizar modificaciones o añadir nuevos procesos a tus herramientas. 
 Zinkee cumple las tres. Es un software no code en la nube que ayuda a los empresarios como tú a mejorar su gestión empresarial. Es un espacio de trabajo Excel-friendly (amigable con Excel; que se entienden a la perfección). Y, además de ser un  software, Zinkee es un gran equipo de personas que escucha, asesora y forma al empresario y a su equipo para mejorar su forma de trabajar. 

Conclusiones: Excel insuficiente 

Excel ha sido un gran compañero de trabajo para ti y tu empresa, pero ya existen herramientas mucho más eficientes. El software no-code en la nube es la herramienta más eficiente del mercado para la gestión empresarial.

Implementar una herramienta de gestión que te ayude a mejorar tus resultados es una decisión que diferencia a los empresarios que sobreviven de los empresarios que avanzan. Y aunque el trabajo muchas veces te sobrepase, no olvides que posponer la mejora solo hace que tus flaquezas sean cada día más grandes.

Nadie quiere comprar software. Todos quieren solucionar sus problemas. 

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