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Cómo hacer que mi equipo trabaje unido, coordinado y con un mismo objetivo: Metodología Scrum

Suena a brujería, pero Scrum no es más que una metodología ágil muy potente que ayuda a las empresas a trabajar en equipo de forma eficiente. Este término proviene del rugby: Scrum, traducido al español como melé

Los equipos de rugby encuentran su fuerza en la unidad de la melé, y sólo así es como se pueden conseguir objetivos más ambiciosos. Consiste en fomentar una forma de trabajo colaborativa para ganar eficiencia y resultados de calidad.

Cuando el equipo sale al terreno de juego no tiene más que seguir el plan establecido. Por eso, es necesario plasmar previamente la estrategia en el tablero Scrum o Scrum board. En este panel identificamos los players y planeamos cómo jugará cada uno, mediante tarjetas.

Para que el tablero funcione y el equipo gane metros necesitas crear tu propio plan. En este artículo aprenderás a utilizar la metodología Scrum y a diseñar tu propio Scrum board.

¡A la melé!

¿Qué es Scrum?

En tu empresa, la clave para planear procesos es dividir cada proyecto en otros más pequeños, llamados sprints, para que cada miembro del equipo pueda trabajar por separado. 

Es decir, cada sprint representa una de las soluciones que tu equipo trata de buscar. En la melé todos empujan, pero el talonador no hace lo mismo que el pilar; cada uno tiene un rol y unas funciones. Diseña tu plan y plásmalo en el Scrum board.

El tablero Scrum es la forma, ‘nivel pro’, de planificar el trabajo con un tablero de corcho y post-its. Suele dividirse en filas y columnas, donde las columnas indican el estado de la tarea, y las filas indican la persona responsable de la misma. Suena fácil, pero esto tiene ‘miguita’… Sigue leyendo.

¿Cómo funciona la metodología Scrum?

El método consiste en fraccionar el trabajo para optimizar resultados. Por ejemplo: Imagina que tu equipo está desarrollando una página web. Una vez terminada, la presentas a tu cliente. Si al cliente le gusta y queda satisfecho, genial, pero ¿y si no le gusta? tienes que cambiar todo el producto.

Si utilizas la metodología Scrum, tu proyecto se dividirá en distintos objetivos o sprints y cada uno se ocupará de un grupo de tareas. Conforme el equipo cumpla objetivos, se van mostrando al cliente, de forma que, si este no está conforme con alguno de ellos, se puede volver atrás sin desmontar todo el proyecto.

Es una forma de agilizar la manera de trabajar de tu equipo, reduciendo los errores y las confusiones que pueda haber entre ellos y dejando abierta la posibilidad a modificar cualquier paso del proyecto. Nunca damos por perdida la melé, la reformulamos para dar el 100%. Pivotar es la clave; fluir: be water my friend.

¿Qué es un tablero de Scrum?

Si  te ha costado adaptarte al paperless, seguro que en tus reuniones usas papel y boli para dar sentido a lo que argumentas. Por ahí van los tiros… Porque, para los amantes de los cuadernos, las pizarras y los post-its el tablero Scrum es un sueño hecho realidad. 

Del césped a la empresa y del papel al pc. La metodología Scrum lleva años presente en el mundo de los negocios y ha ayudado innumerables equipos a organizarse. Pero su escalabilidad ha desembocado en el formato digital. De este modo, el método es aplicable a equipos muy grandes, a aquellos que estén deslocalizados geográficamente o a los que, simplemente, trabajan en remoto. 

En definitiva, un tablero Scrum es el panel en el que se colocan todas las tareas y se dividen según la función, el responsable y el estado en el proceso de la idea. El estado de estas tareas, en el formato online, se puede actualizar de forma automática y pasar de un miembro del equipo a otro.

¿Cómo es la estructura de un tablero Scrum?

Generalmente, un tablero Scrum se divide en 3 columnas que indican el progreso o estado de las distintas tareas (pendiente de hacer, en proceso y hecha). En las columnas ubicamos  tarjetas donde describimos la tarea y se menciona a la persona responsable, fecha de entrega y datos básicos de la misma.

Puedes añadir otras columnas si lo consideras necesario para, por ejemplo, testeo o validaciones. Y, del mismo modo, puedes utilizar la creación de filas para identificar a los miembros, en lugar de hacerlo en la misma tarjeta. Esos detalles quedan a tu elección.

TO DO

En esta primera columna se colocan todas las tarjetas de las tareas que queremos hacer, explicando en qué consisten y la persona responsable. Es importante identificar tanto la fecha de inicio como el deadline y añadir una descripción clara para el responsable.

DOING

Una vez que se comience una tarea, se pasa la tarjeta a la siguiente columna, que indica que esa tarea está en proceso. Observando el estado de la tarea y la fecha en que las tarjetas cambian de columna, es muy fácil controlar el time tracking de tu proyecto.

DONE

Por último, en esta columna se representan las tareas terminadas y es la que más placer causa ver llena. Depende de cómo quieras trabajar, estas tareas se pueden archivar o dejarlas a la vista para revisar todos los pasos que se han ido dando. Valora qué datos son relevantes para ti y elige el método de trabajo para tu tablero. 

Tipos de tableros de Scrum

Tablero físico

Esta es la parte favorita de los amantes del papel. Si es tu primera experiencia con la metodología Scrum es aconsejable hacer esta prueba offline. En primer lugar, necesitarás un fondo blanco o de un color liso (como una pizarra o un tablero de corcho), unos cuantos post-its de distintos colores y material para poder escribir o dibujar. 

Reúnete con tu equipo, selecciona las tareas a realizar por cada miembro y las partes del proyecto correspondientes. Una vez hecha la división, asigna las tareas a cada miembro a través de post-its en las distintas columnas. 

La desventaja de esta opción es que la interacción con el tablero es limitada y poco autónoma. Las tareas no se cambian de forma automática y esto puede obstaculizar la delegación de tareas en otras personas. Con el tablero Scrum físico puedes conseguir un buen plan, pero, poco práctico para el día a día.

Tablero digital 

Por más que nos guste jugar a ‘pinta y colorea’, si queremos llevar la metodología Scrum a la práctica, los post-its quedan abolidos por el modelo online. A diferencia del físico, el tablero digital te permite trabajar en tiempo real, con un equipo deslocalizado y guardar las tareas para que estén accesibles a todos.

Es momento de elegir una herramienta online que te de soporte para crear y  poner en práctica tu tablero Scrum personalizado. Para ello hay muchas opciones que te pueden ser útiles, como las siguientes:

En este tablero digital podrás definir los roles de cada miembro del equipo (recuerda el equipo de rugby, cada uno tiene su papel). Esto te servirá para que cada persona visualice e interactúe con el tablero Scrum como le corresponde. A continuación plasmarás los sprints de tareas y podrás observar cómo avanzan los proyectos. Esto se dice muy rápido pero tiene mucha miga. Paso a paso. Sigue leyendo.

¿Qué equipos de trabajo utilizan los tableros de Scrum?

Los beneficios de la metodología Scrum son evidentes en todos los equipos. Aunque si nos remontamos a sus orígenes, descubrimos su mayor éxito en productos tecnológicos. Esto se debe a la gran cantidad de personas con distinto rol que interactúan y a los rigurosos plazos que tiene cada proceso. 

En la actualidad, el Scrum board ha cobrado mucho sentido a causa del aumento del teletrabajo provocado por la COVID19. De hecho, este tablero se ha convertido en el gran aliado de muchos directivos para mantener el control de sus empresas y la productividad de sus equipos, a pesar del trabajo en remoto. Estos son algunos de los procesos más sonados en Scrum:

  • Administración: Para cualquier actividad de la empresa es necesario que el equipo administrativo esté en conocimiento para conectar el tema financiero, legal y humano con el proyecto en sí. Por ello, este departamento suele estar envuelto en muchos trámites de validaciones para dar luz verde a unos y a otros. 
  • Produccion y técnicos: El equipo técnico está muy habituado a trabajar en cadena, por lo que estos perfiles vienen con la metodología Scrum instalada de serie. Sus procesos requieren especialización en la terea que desempeñan, planificación estricta de los tiempos de ejecución y suelen ser equipos descentralizados (no todos están en la oficina). Además, el equipo de producción cuenta con frecuentes picos de trabajo que pueden romper el ritmo de trabajo y saturarse, por lo que es aún más importante tener un proceso que mantenga al equipo ordenado y al flujo de trabajo regularizado.
  • Recursos Humanos: Cuando no trabajas en solitario, la base de cualquier equipo son las personas. Por eso, gestionar estos recursos es uno de los procesos donde cualquier empresa debe prestar atención. Desde la contratación hasta la realización de nóminas, pasando por resolución de conflictos, formación, etc. En el caso de la subcontratación de empleados para ciertas tareas, este departamento eleva al máximo exponente su importancia, y con ello la necesidad de tener un proceso de funcionamiento establecido.
  • Ventas: El equipo de ventas o estudios es un claro ejemplo de departamento que necesita llevar a cabo sprints constantes y una organización clara de su flujo de trabajo. Es crucial que para tener un proceso de ventas profesional y escalable, exista una metodología como esta para ordenar tareas. Si además el equipo tiene distintos tipos de roles, mayor importancia tendrá la coordinación entre ellos.

¿Cómo utilizar un tablero Scrum en 5 pasos?

1. Identifica las necesidades de tus usuarios

El objetivo de los sprints es responder de la forma más rápida y eficiente posible a los problemas o necesidades que los usuarios detectan en tu producto. Cada una de estas necesidades se denomina “historia de usuario”.

2. Divide y asigna las tareas.

Una vez que tengas identificadas las historias de usuario, crea una tarjeta por cada una de ellas y desarrolla las tareas que se deben llevar a cabo para resolver ese problema en concreto.

3. Actualiza las tareas

Cuando las tareas estén asignadas y programadas, el siguiente paso es actualizarlas y cambiarlas de columna cuando se encuentren en otro punto del proceso.

4. Haz un seguimiento


Es muy importante que no te quedes en la creación de tareas. Realmente, debes analizar la evolución de las mismas para comprobar si hay errores en el proceso y corregirlos a tiempo. Siendo el follow up uno de los objetivos principales de esta metodología.

5. Revisa los sprints

Para asegurarte de que estás organizando correctamente el método, repasa los sprints y realiza los cambios que sean necesarios. La optimización de cada proceso es la meta de la metodología Scrum.

Ventajas principales de utilizar un tablero Scrum en tu empresa

Agilidad

Dinamiza a tu equipo con una comunicación efectiva. Muchas veces, el problema principal para que un objetivo llegue a alcanzarse es la falta de comunicación entre los miembros del equipo. Con Scrum, cada tarea es una mera consecuencia de la anterior. Como diría el Sr. Krug, que esté todo tan claro que no me haga pensar.

Adaptación

Es fácil de usar. Posiblemente, hayas creado tu propio tablero Scrum en reuniones de trabajo casi sin darte cuenta, con papel y boli. Por lo que hacerlo en una aplicación te resultará bastante sencillo de aprender. Es cuestión de adaptar tus ideas al formato digital.

Transparencia

Detecta rápidamente los problemas. Al tener identificado y controlado cada paso del sprint, es mucho más fácil detectar los problemas de tu proceso y los errores que se han cometido, de manera que se puedan modificar sin deshacer el proceso completo.

Kanban board vs Scrum board ¿Cuál es más eficiente?

Con tantas palabras técnicas y con el factor común de tablero, es posible confundir el tablero Scrum con el tablero Kanban. Ambos funcionan de una forma muy parecida. Los dos sirven para reflejar los pasos que se van a dar para llegar a nuestra solución, pero se aplican en situaciones distintas.

Por un lado, Scrum se basa en sprints concretos y mide el progreso de las tareas de ese sprint, sin incluir ninguna actividad que esté fuera del proceso concreto que se está midiendo.

Kanban, por su parte, representa el workflow de todos los equipos que estén participando en un proceso. Scrum lo utiliza exclusivamente el equipo que esté participando en el sprint, mientras que Kanban está abierto a toda la empresa.

Mediante el tablero Scrum, se mide la velocidad de las tareas y se ve el avance del equipo en todo momento. Kanban sirve para reflejar las tareas que debemos hacer, pero no mide la velocidad de las mismas, no cuenta con sprints.

Cómo crear un tablero de Scrum con Zinkee

Para crear un buen tablero Scrum, la mejor forma es ver un ejemplo real.  A continuación verás cómo lo hace nuestro equipo de producto y desarrollo. Aprenderás paso a paso a desarrollar un tablero Scrum en Zinkee:

El primer paso es centrarnos en el objetivo del equipo de desarrollo: hacer que la herramienta Zinkee funcione. Teniendo claro el objetivo, determinamos cómo vamos a identificar los sprints: los errores de usabilidad de la aplicación (historia de usuario) y nuevas funcionalidades sugeridas por clientes y equipo. Nosotros los plasmamos en Zinkee como nuevos registros dentro de la columna llamada ‘Tareas’.

El siguiente paso es estimar y asignar la duración de cada tarea. Los sprints de desarrollo, por ejemplo, en Zinkee son de dos semanas. Cada quincena se establecen los puntos de desarrollo que se van a trabajar, en base a nuestras prioridades.

A continuación, a cada tarea se le asigna un responsable. Cada miembro del equipo tiene un acceso personal a Zinkee, por lo que se encargará de actualizar el estado en el que se encuentra cada tarea que le corresponda. Además, añadimos una descripción para que el responsable sepa en qué consiste la tarea. 

Para hacer más cómodo el seguimiento, nuestra aplicación tiene la opción de aplicar filtros de visualización al tablero. Así podemos analizar los procesos atendiendo a distintos criterios, según lo necesitemos: por responsable, por tipo de historia de usuario, por estado, etc. 

Una función muy potente de Zinkee es la creación de vistas, de forma que el administrador puede crear tareas en el tablero Scrum y diseñar vistas especiales para que cada trabajador vea sólo lo que le corresponde. Y, lo más importante: tú no te adaptas a la herramienta, Zinkee se adapta a tí.

Ya conoces la teoría y la práctica ¡Te toca!

La metodología Scrum te ayuda a dar forma a tus proyectos de forma transparente y realista. Consigue que todos los miembros puedan ver el proceso, agilizando las tareas y mejorando los resultados finales.

Debido a la situación que ha provocado la COVID 19, esta metodología puede ser la vacuna para las empresas. Aprender a trabajar en remoto es clave para sobrevivir a esta crisis laboral.  

Si has comprendido la importancia del método, sigue los pasos que has aprendido en este artículo y forma tu propio Scrum. Como dirían en la melé: Crouch! Bind! Set!

Melé

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