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Primeros pasos para la digitalización de mi empresa

Hace unos años sólo buscábamos la palabra ‘digitalizar’ en Google para convertir un documento de papel a PDF. Actualmente la fiebre de la digitalización se ha elevado al máximo exponente. Se ha extendido a todos los sectores, y todas las empresas buscan tener la mayoría de sus procesos en formato digital.

La situación ocasionada por la Covid19 ha acelerado el proceso de digitalización de empresas de todo el mundo. Y tú bien sabes que ganas no les faltan a las PYMEs españolas, pero es cierto que no es un proceso para tomárselo a la ligera y que, lógicamente, muchos empresarios no tienen la formación necesaria para realizar esta transformación digital.

Hablando en plata: Zinkee es un equipo de personas que proviene de la consultoría, por eso generamos contenido de valor para que los empresarios como tú podáis tomar decisiones certeras. En este artículo vas a conocer los primeros pasos para la digitalización de tu negocio. ¡Ponte las pilas!

Qué es la digitalización

La digitalización no consiste en convertir a tus empleados en robots. Como decimos en Zinkee: El objetivo no es convertir a las personas en máquinas, sino adaptar las máquinas para ayudar a las personas. La digitalización tiene que ser una evolución lógica, en la que la empresa se transforma para avanzar con los tiempos, los clientes y el modelo de consumo.

El proceso de digitalización consiste en convertir al formato digital la información, documentación y procesos de la empresa para optimizar su funcionamiento. El objetivo de la digitalización es optimizar los recursos al 100%, mejorar el control del negocio, aumentar la productividad y mejorar los resultados de la empresa (desde la satisfacción del trabajador hasta la del cliente final). 

Qué empresas o pymes deben digitalizarse

“España sigue estando en la frontera entre las economías de segundo nivel y las más avanzadas del mundo en materia de digitalización”, afirma Carina Szpilka, presidenta de la Asociación Española de la Economía Digital. 

Los principales motivos de la baja tasa de digitalización son que la mayoría de las empresas de España son microempresas y que los sectores que más abundan son la hostelería, la restauración y la construcción (simbolizan un 57% de empresas de bajo nivel de intensidad digital). 

Y aquí radica uno de los principales conflictos a la hora de digitalizar un negocio: ‘Si mi actividad principal no es digital, ¿debo digitalizar mi negocio?’ Mejor hazte la siguiente pregunta: ‘¿Cuántos procesos podría optimizar y controlar si digitalizo mi negocio?’ ¡Bingo!

Los trabajadores del futuro son jóvenes 100% digitales, por lo que si quieres incorporar savia nueva a tu equipo, este será un requisito muy importante (esto daría para otro artículo). 

Todas las empresas son sensibles a la digitalización, ya que todas tienen un objetivo que cumplir, proyectos por realizar, unas cifras económicas que alcanzar, impuestos que pagar, nóminas que gestionar, etc. Cuantos más datos se gestionen en tu empresa, más te beneficiarás de un sistema digitalizado de trabajo.

La digitalización de una empresa puede abarcar desde una mínima parte, como puede ser la facturación o validación de pagos,  hasta el total de la actividad, incluyendo departamento de ventas, recursos humanos, marketing, etc. Lo importante es que la digitalización se adapte a las necesidades de la empresa y sea un cambio positivo.

Piezas sueltas previas a la digitalización

Las ventajas de digitalizar mi negocio 

Los beneficios de la digitalización parten de los problemas que te animaron a hacerlo. Eliminarás las fricciones de tu equipo y resolverás muchos problemas del día a día, muchos de ellos que ni sabías que tenías. Dicen que ojos que no ven, corazón que no siente, pero tu empresa lo siente todo. Y si lo arreglas, lo notará aún más. A continuación algunas ventajas de la digitalización de empresas:

  • Optimiza los recursos existentes al 100%: A veces no sacas partido a todos los recursos de tu empresa, y eso es por culpa de no tenerlos controlados. Gracias a la digitalización producirás más sin aumentar costes.
  • Controla la información: ¡La información vale oro! Es importantísimo que la tengas controlada, por tu obligación legal y por tus intereses empresariales. Si sabes en cuestión de segundos dónde tienes la información que necesitas, aumentarás la agilidad de cualquier gestión y tendrás una visión privilegiada.
  • Agiliza los trámites: Teniendo la información controlada y automatizada, cualquier trámite es más rápido o incluso instantáneo.
  • Mejora la comunicación: Para la comunicación el canal es fundamental. Y con el canal online, el equipo está conectado como si estuviera codo con codo. Además, puedes hacer que tu equipo se comunique de forma asíncrona. Evita las interrupciones innecesarias si el mensaje no es urgente. El emisor no olvidará el mensaje y el receptor lo recibirá cuando esté disponible. 

La digitalización es fundamental para el teletrabajo 

Si acabas de ver todas las ventajas que tiene para tu empresa la digitalización, esto se dispara si tu equipo teletrabaja o si está deslocalizado en distintas sedes. De cara a trabajar a distancia es fundamental que además de tener un sistema digitalizado, sea online, ya que la base del buen funcionamiento del equipo será la conexión de este.

Para conseguir que tu equipo funcione de manera óptima debes trabajar duro para recrear un espacio de trabajo online que te permita operar de manera ágil, eficiente y sin perder el control. Puedes saber más sobre cómo adaptar tu empresa al trabajo en remoto en el artículo ‘Teletrabajo: Control y productividad del trabajo en remoto’.

Qué necesito para la transformación digital

Haciendo un resumen de los puntos principales que debes tener en cuenta para digitalizar tu empresa, tienes que tener en cuenta:

  • Proceso: No se conquistó Roma en un día. Debes organizar en una línea temporal los avances y cambios que vas a hacer en la empresa de forma progresiva y realista.
  • Herramientas: Elige las herramientas oportunas para optimizar tus procesos. A continuación te enseñamos a seleccionar las que mejor conecten con tu negocio.
  • Formación: Es necesario que tanto tú como tu equipo sepáis cómo funciona la maquinaria y los procesos. La clave de vuestro éxito con la herramienta que elijáis es que seáis totalmente autónomos y no dependáis de nadie para hacer o deshacer dentro de vuestro espacio de trabajo.
  • Ayuda: Es muy importante que te apoyes en profesionales de la digitalización. Ellos te ayudarán con la implantación y la actualización. No debes dejar desactualizado tu sistema de trabajo y un buen equipo de profesionales te ayudará a estar a la última de las mejores prácticas.

Herramientas necesarias para la digitalización empresarial

Existen cientos de empresas tecnológicas que te prometen digitalizar tu empresa en un abrir y cerrar de ojos, pero debes andar con cautela. Para decidir qué herramientas necesitas analiza los procesos que necesitas digitalizar y a continuación selecciona la herramienta que mejor se adapte a ti.

Herramientas para digitalizar la comunicación interna

Lo más importante de trabajar en equipo es comunicarse. Por lo que necesitas tener un medio de comunicación profesional para estar en contacto con tu equipo de forma individual o grupal, atendiendo a las circunstancias. Si tu equipo se encuentra deslocalizado en distintas sedes o está teletrabajando, la herramienta de comunicación cobra mayor importancia aún.

Es importante hacer especial hincapié en el término profesional. Para definir qué herramienta de comunicación es profesional y la que mejores resultados te dará, identifica que cumpla los siguientes requisitos:

  1. Que sea rápida: porque cuando necesitas decir algo, necesitas decirlo, ya. El tiempo es oro.
  2. Que puedas generar conversaciones: Las cadenas de mails están bien para tus clientes, pero para tener comunicación fluida con tu equipo es mejor tener un canal de comunicación tipo chat.
  3. Que sea un canal exclusivamente laboral: Hay muchos conflictos de mails, whatsapp, notas y te-lo-dije’s , que podemos evitar teniendo un canal profesional de comunicación.

Herramientas para planificación de objetivos

El plan para alcanzar los objetivos es el core de la empresa, por lo que debes darle suma importancia a la herramienta que elijas para plasmarlos y compartirlos con el equipo. Busca una solución en la que puedas plasmar los objetivos que sea:

  • Personalizable: Necesitas plasmar todos los objetivos que necesites, atendiendo a corto, medio y largo plazo, o a modelos como OKRs y KPIs.
  • Colaborativa: Todos los miembros del equipo son responsables de que esos objetivos se alcancen, por lo que deben estar al corriente de su evolución.
  • Sencilla: La herramienta debe ser comprensible e intuitiva para cualquier usuario.

Herramientas para delegación de tareas

La falta de seguimiento presencial de tareas puede causar la sensación de pérdida del foco o descontrol. Para que el equipo funcione igual que en la oficina, todos necesitan saber lo que tienen que hacer, por lo que es fundamental tener una herramienta de gestión de tareas. Busca uno que tenga las siguientes características:

  • Individual: la base es que cada persona tenga su acceso único e intransferible, y pueda ver sus tareas.
  • Interactivo: debe ser modificable para que cada vez que el usuario avance lo pueda plasmar.
  • Cómodo: tiene que ser cómodo para que el trabajador lo utilice desde que empieza hasta que termina de trabajar.
  • Personalizable: no necesitas un molde donde encajar, necesitas plasmar tu forma de trabajar en algo flexible y amoldable.
  • Atractivo: es importante que a nivel visual sea sencillo y fomente la interacción entre managers y trabajadores.

Herramientas para gestión documental

Toda la información de tu empresa debe estar localizada en un mismo lugar y accesible para las personas necesarias. Si tu equipo tiene una parte de información en la nube, otra en el mail, otra en el pc, otra en un pendrive, etc, tienes un serio problema. Estás perdiendo información que puede ser relevante para tu negocio.

Si aún trabajas con carpeta, de carpeta, de carpeta… necesitas una herramienta de gestión documental. Además, sobre todo con el teletrabajo, es muy útil tener todo tu archivo en un solo lugar para no tener que andar preguntando a tu equipo mediante mails que contestan a las 2 horas o llamadas.

Cuanto más concentrada y ordenada tengas la documentación e información de tu empresa, mayor será tu capacidad de actuación. La información tiene un precio muy alto, no dejes que se disperse.

Herramientas para gestionar y automatizar flujos de trabajo online

De cara a gestionar los flujos de trabajo, existe gran confusión entre herramientas para workflows y CRM. Hay que aclarar que un CRM está especializado en ventas, mientras que una herramienta de gestión de flujos de trabajo puede ayudar a cualquier departamento.

Busca una herramienta a la que no tengas que adaptarte, sino que la herramienta se adapte a ti. Lo mejor es que esta sea sencilla y puedas manejarla sin necesidad de la empresa creadora, para que si necesitas ampliar un departamento o añadir un nuevo proceso puedas hacerlo por ti mismo.

Es el caso de Zinkee, una única herramienta capaz de adaptarse a cualquier área de tu empresa, plasmar tus procesos y añadir los automatismos necesarios (puede interesarte el artículo sobre ‘Cómo automatizar flujos de trabajo’). Puedes pedir una demostración guiada para saber más. 

Ejemplos de empresas digitalizadas

No existe ninguna empresa u organización que no pueda digitalizarse. Es lógico que las empresas cuyo core dependa de la actividad digital, estarán inmersas en una perfecta digitalización. Sin embargo, muchas descuidan la digitalización de la parte administrativa y la gestión. Hay que digitalizarse partiendo por los cimientos.

En el caso de los sectores más offline es curioso cómo cada vez son más los que buscan digitalizarse, ya que detectan los beneficios que esta forma de trabajar tiene para su pyme o para su fábrica. El mejor ejemplo son los testimonios de empresas que han dado el paso:

  • Constructora: «Antes, trabajabamos con más de 25 hojas de cálculo. Con Zinkee integramos la info en una sola herramienta. Editamos todos a la vez en tiempo real y personalizamos cómo queremos verlo cada uno.» Cristina Camacho, Controller en Hijos de Terrats.
  • Agrícola: «La combinación de documentos en papel y digital empezó a ser un caos. Por eso, nos animamos a cambiar a Zinkee. Ya no tenemos carpetas ni montones de archivos desordenados. Ahora cada documento está donde tiene que estar, integrado en su cliente, factura, proyecto… Y, lo más importante, en UN sólo lugar.» Isabel Romero, Consejero Delegado de Masur.
  • Montajes Industriales De Carpinteria: «La asignación de tareas y el cumplimiento de plazos eran retos habituales en mi empresa. Zinkee nos ha ayudado a automatizar y hacer súper eficientes nuestros procesos. Ahora cada uno sabe lo que tiene que hacer, en qué estado está el proyecto y cuándo debe terminarse.» Sergio Romero, CEO de Prodelsur.
  • Lavandería industrial: «Zinkee se ha convertido en nuestro centro de operaciones. Tenemos acceso a la herramienta el equipo interno, los proveedores y los clientes. Así compartimos de forma organizada documentación, ofertas, pedidos e incidencias.» Juan de Dios Pareja-Obregón, CEO de Solain.

Conclusiones 

Tienes que digitalizar tu negocio si quieres sobrevivir a los tiempos que corren. La situación extrema que estamos viviendo demuestra más que nunca la importancia de tener un espacio de trabajo online y una herramienta de control para las empresas.

Planea tu transformación digital y elige con criterio una herramienta que te ayude y te acompañe en el proceso. Es fundamental que además de poner tus procesos a punto, tengas plena autonomía en la herramienta para gestionarla y modificarla sin necesidad de terceros.  Si quieres ver cómo lo hacemos en Zinkee, solicita una demo. 

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