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Cómo implementar paso a paso una herramienta de gestión de empresas con éxito

Si estás leyendo este artículo es porque ya has asumido que la forma de trabajar de tu equipo no es la más eficiente. Así que, ¡enhorabuena!, asumirlo es lo que más cuesta. Ahora es momento de implantar una herramienta de gestión que te ayude a optimizar los procesos. Es muy habitual sentir vértigo ante una nueva forma de trabajar, ya que los cambios son difíciles; pero si nos los haces, no mejoraras. 

Seguramente, has estado tan dentro de tus procesos que has normalizado ciertas formas de trabajar que no son eficientes. Debes salir de ahí. La implantación de una nueva herramienta debe servirte para hacer la carta de los Reyes Magos y pedir lo que siempre soñaste para tu empresa. Y si eliges correctamente la herramienta, esto se hará realidad. 

Si has elegido tu herramienta o estás dudando entre varias, sigue leyendo para saber qué características debe cumplir, para así evitar la incertidumbre de la implantación, crear un plan escalonado de adaptación y ponerlo en marcha.

¿Cuándo es el mejor momento para implantar una herramienta? 

Cuando te das cuenta de que llevas mucho tiempo haciendo cosas sin sentido es muy normal la sensación de autoexigencia. Descubres que cambiando pequeños  detalles habrías tenido unos procesos más ágiles. Y no te equivocas…

Ahora que empiezas a ver los procesos de tu empresa con otros ojos, quieres organizar todo de un día para otro. Sin embargo, es una tarea delicada, ya que si gestionas mal el plan de partida, en poco tiempo tendrás los mismos problemas del principio: cadenas de trabajo sin sentido, procesos mal conectados o falta de eficiencia.

Para asumir un cambio a nivel de empresa, en primer lugar, necesitas estar concienciado de ello tanto tú como tu equipo. Y en segundo lugar, tener un plan de acción definido de forma lógica y óptima. Es normal que estés deseando empezar, por lo que el mejor momento para implantar una herramienta que te ayude a mejorar tu empresa es HOY (por no decir ayer). 

MITO: A veces pensamos que cuando hay picos de trabajo no es bueno hacer cambios, y es precisamente cuando más los necesitamos para ganar eficiencia. 

Pasos previos necesarios para implantar una herramienta de gestión 

Como trabajo previo a la implantación podemos identificar tres tareas de autorreflexión por las que debes pasar: 

  1. Detecta los puntos conflictivos dentro de los procesos de tu empresa: identifica dónde se acumula el trabajo, qué procesos se hacen de una manera poco lógica y qué objetivos se os resisten.
  2. Visualiza cuáles son los objetivos que quieres conseguir con este cambio: necesitas tener claro cómo quieres que esté tu empresa a corto, medio y largo plazo. 
  3. Visualiza el plan en la herramienta: No es necesario tener un plan fijado e inamovible, pero sí un ideal en mente para que reflejes tus objetivos y tus pasos a seguir, y puedas plasmarlos en la nueva herramienta. ¡Importante! Esta etapa es sólo mental, no es aconsejable plasmar el plan en la herramienta por tu cuenta. La herramienta que has elegido debe tener un plan de implantación y un equipo de expertos: déjate asesorar y benefíciate del KNOW HOW.

Qué es el KNOW HOW? Este anglicismo tan asentado en el mundo de las empresas quiere decir ‘saber hacer’. Se refiere al conocimiento adquirido por la experiencia vivida en otras situaciones muy similares. Es mejor que te asesore alguien que ya ha tenido el mismo problema que tú, y lo ha resuelto.

Déjate asesorar por expertos

Cuando necesitas arreglar tu coche, te dejas asesorar por un mecánico, porque aunque no conozca tu coche, seguro que la experiencia le sirve para asesorarte mejor. Pues en el mundo de las empresas pasa lo mismo. 

Evidentemente, la decisión final es tuya, pero antes de decidir debes escuchar a personas que se han equivocado y han acertado mucho. Por ello es muy útil dejarte asesorar por personas que trabajen con empresas como la tuya y que hayan comprendido cómo alcanzar procesos de éxito

Estos equipos es el denominado Customer Success, es decir, éxito del cliente. Y como su nombre indica, su principal motivación es que utilices la herramienta correctamente y consigas el éxito en todos los objetivos que te planteas. De hecho, lo más indicado es que el equipo de success te acompañe siempre a lo largo del tiempo. Que te hagan un seguimiento, no solo de la implantación, sino que te mantengan al tanto de las nuevas funcionalidades de la herramienta,  que te sigan nutriendo gracias a los casos de éxito conseguidos por otros clientes, etc.

Algo importante a la hora de dejarte asesorar por expertos es que ellos tratarán de trasladar a la herramienta todos los procesos que ya funcionaban anteriormente y te ayudarán a mejorar todos los que no. Consiguiendo así un sistema de trabajo perfecto para tus necesidades y para cada uno de los miembros del equipo.

Diseña el proceso gracias al equipo de Customer Success

Para diseñar un buen plan de implantación necesitas poner en juego tres factores: procesos, personas y tiempo.

1. Procesos

 Para la implantación de una herramienta de gestión necesitas tener claro cuáles son los procesos de la empresa, pero aunque puede parecer una tarea de autoreflexión, no lo es. Seguramente, llevas años tan metido en los proyectos, que te resulta difícil ver las cosas con perspectiva. 

El equipo de Success, en esta parte del proceso actúa como un coach: no te da las respuestas que quieres oír, te hace las preguntas que tú no te haces. Gracias a esas preguntas en un orden certero, la información va fluyendo y creando por sí misma los procesos con orden lógico. 

2. Personas

Con los procesos bien claros, hay que ponerles nombre y apellido. Es el momento de incluir en el plan a las personas que participarán en cada proceso. La herramienta debe adaptarse a cada persona para que vea lo que tiene que ver, edite lo que tiene que editar y pueda gestionar la información que le corresponde. Con este apartado claro, el equipo de Success gestionará los permisos de la herramienta para que cada persona tenga su visión perfecta de la herramienta.

3. Tiempo

Por último hablamos del factor tiempo, ya que Roma no se construyó en un día. Es necesario aplicar un orden de prioridades a los procesos, que tenga sentido. Ordena de lo más importante a lo complementario y divídelo en el tiempo con ayuda del equipo de Success. Ellos se encargaran de seleccionar las personas que van formando parte del plan en cada etapa y de los hitos que os marcáis. Juntos será pan comido.

Fórmate para ser un experto en tu proceso y tu herramienta

Es genial tener un equipo de personas que te implante el software de gestión, pero la parte más importante viene a continuación… Aprender a usar la herramienta. 

‘No me des un pez, enséñame a pescar’. ¿Estás de acuerdo? Si es así, comprenderás que cualquier herramienta que implementes en tu empresa debe venir acompañada de un proceso de formación. La estructura más idónea para aprender es:

  • Formación cara a cara (normalmente mediante videollamada) para el principal o los principales responsables de la herramienta. Suelen ser una o dos personas que en su día a día gestionan al equipo (directores de operaciones, gerentes, etc). En esta formación Te enseñan para que aprendas y para que seas capaz de enseñar.
  • Documentación: Las herramientas de software de gestión son cada vez más intuitivas, pero aún así es fundamental que para aquellos empleados que no son los responsables (mencionados anteriormente) tengas una guía. Aquí podrán consultar las funcionalidades básicas y los casos prácticos habituales que se encontrarán dentro de su nuevo espacio de trabajo.
  • Actualizaciones: Es de vital importancia que cada modificación, actualización del sistema o nueva funcionalidad venga acompañada de una formación para que le saques partido y no haya lugar a confusión. Por ello tu proveedor debe enviarte correos periódicos con los cambios o nuevas características de tu herramienta, y las posibilidades que estos conllevan. 

Esta parte es para subir nota: si la herramienta que has contratado te permite crear nuevos procesos, no dejes de investigar y haz mil pruebas. A veces seguimos tanto el camino que nos ponen por delante, que despreciamos nuestras propias ideas pensando que son imposibles. Si has aprendido a usar la herramienta, coge las riendas y crea sin miedo. 

Mide, mide y vuelve a medir

‘Todo lo que se puede medir, se puede mejorar’. Así que si tu objetivo es mejorar los procesos de tu empresa, no dejes de medir. Cuando tengas tu software de gestión propiamente implantado tendrás que utilizarlo para medir los datos o parámetros que son relevantes para tí. Gracias a esta información tendrás una visión privilegiada y analítica para tomar decisiones basadas en datos

Aún habiendo instalado una nueva herramienta que hace todo lo que quieres, no te canses de dar una nueva vuelta de rosca e intenta mejorar constantemente. Observa los KPIs de tu empresa e intenta detectar esos puntos flacos que te lastran. Sírvete de los gráficos para generar informes potentes, donde la información hable por sí misma. Utiliza la visión Kanban para detectar en qué etapa se atascan los proyectos y qué podrías hacer para arreglarlo, etc.

Es importante que esto no lo hagas sólo una vez, sino que crees una rutina para tener el control de verdad. El equipo de Customer Success te aconsejará de la mejor manera para que tengas una agenda de control diseñada a la medida de tus necesidades.

 

Optimiza constantemente los procesos: si la empresa cambia, la herramienta también

Sería un error pensar que existe un modelo estático perfecto para tí, ya que lo que hoy te funciona, mañana querrás cambiarlo. Parte de esa base y acertarás: el cambio. 

Normalmente, las herramientas de software de gestión se diseñan a medida de las necesidades del cliente, a continuación se implantan y listo. Pero la naturaleza de las empresas vivas es el cambio, por lo tanto, esta herramienta a los pocos meses ya no se adapta a tus necesidades. Y aquí empieza el conflicto con tu herramienta digital. Por ello, al contratar tu herramienta de gestión asegúrate de que:

  • El software que eliges tiene que cambiar al mismo ritmo que cambian los procesos. Si para ello necesitas ampliar módulos o pagar más, esta herramienta no es la más indicada para tu empresa. 
  • Necesitas poder modificar la herramienta de manera autónoma sin necesidad de contactar con soporte ni solicitudes. La autonomía es fundamental para ser ágiles.
  • La formación es fundamental para tí y tu equipo, exige un equipo humano a disposición de tu empresa que os acompañe siempre. Formación específica para el responsable de configurar la herramienta y para el resto del equipo que la utilice en su día a día. 

Recupera el control de tu empresa en menos de un mes

A veces creemos que los cambios definitivos en la forma de trabajar de una empresa, son cuestión de meses o incluso años, y no es así. Es normal que pienses así si has elegido un equipo de programadores que tienen que partir de cero para crear tu ERP. También puede ser frustrante que la implantación de tu herramienta consista en una migración directa de toda tu información a un espacio fijo donde todo entra con calzador. Lógicamente, con los métodos anteriores esta tareas se hacen un mundo.

Ponte en manos de profesionales para implementar una nueva forma de trabajo. Busca esa herramienta que se adapte a tus necesidades y que el equipo de implantación te escuche. Es fundamental que partas de la base de que tu empresa, aunque tenga muchos puntos en común con las otras de tu sector, también tiene muchas peculiaridades. Si eliges un software no code, la personalización está servida y el cambio constante, también.

Y por último, respecto a la velocidad de implantación, confía en un equipo humano con experiencia, que se adapte a tus ritmos y que no sólo te resuelva el problema, sino que te enseñe a resolverlo tú mismo.

A continuación te explicamos cómo lo hacemos en Zinkee. Tenemos un plan de partida basado en la experiencia con otras empresas como la tuya. Aún así, este programa puede personalizarse todo lo que necesites atendiendo a tus ritmos.

Conclusiones

Llegados a este punto deben haber quedado claros 3 requisitos necesarios para hacer una implantación de software de gestión de empresas con éxito:

  • El software que elijas debe tener un plan de implantación humano que adapte la herramienta a tu forma de trabajar y nunca al revés. Si tu forma de trabajar no encaja de primeras, no es tu talla; sigue buscando. 
  • Es fundamental que recibas una formación para usar la herramienta por parte de Customer Success. Y no solo en la implantación, sino  a lo largo del tiempo. Que te ayuden a seguir mejorando constantemente.
  • Elige un software que te permita tener autonomía para cambiar los procesos cada vez que la empresa cambie, que no dependas de nadie para hacer modificaciones. Recuerda: no me des el pez, enséñame a pescar.

En Zinkee cuentas con estos tres requisitos. Si quieres ver más solicita una demostración gratuita y el equipo de expertos analizará tu caso.

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