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Cómo automatizar flujos de trabajo: consejos, procesos y ejemplos

Trabajadores de una obra

¿Te imaginas que vas a un concierto de Nirvana y cada músico empieza a tocar una canción diferente? ¿Eing? Eso suena exactamente igual que tu equipo trabajando sin un plan.

Es muy cómico (o cómodo, mejor dicho), culpar a la casualidad de la falta de resultados. No se cumple el plazo de entrega a un cliente. No consigues tu objetivo a tiempo debido a una confusión. Tal vez conseguiste tus resultados a tiempo, pero no tenían la calidad esperada. Finalizas un proceso, pero el coste de corregir errores es demasiado alto.

Incluso el mejor CEO, líder de equipo o coordinador puede encontrarse con alguna de estas dificultades más de una vez a lo largo de su carrera. De hecho, este suele ser el día a día de muchos cargos directivos.

¡A llorar a la llorería! En este artículo te damos algunas claves para que tu banda empiece a sonar como los profesionales que sois. Hacer que todo fluya es posible ¿Quieres las claves para que tu equipo trabaje mejor? ¡Música maestro!

 

Qué es un flujo de trabajo

Como la buena pizza; partamos de una buena base. Un workflow o flujo de trabajo es la planificación de las tareas y procesos necesarios para lograr un objetivo. Los ingredientes principales de este plan son las personas responsables de cada uno de los pasos y los recursos necesarios para ejecutarlos.

Pero…¡no caigas en el error de muchos managers! Para conectar personas hay que empatizar y conocer las dificultades que cada miembro del equipo sufre en su día a día.

Para crear un buen flujo de trabajo, primero deberás dibujar el proceso que sigues actualmente; luego, con el equipo, detectar todas las fricciones del proceso. Sólo después de tener esta visión podrás empezar a diseñar un flujo de trabajo que funcione.

En definitiva, un flujo de trabajo sirve para darle sentido y ritmo a tus ideas, proyectos, objetivos y metas. Si lo haces bien, el workflow te ayudará a reducir tiempo y coste en tus procesos, y a mejorar los resultados. ¿Huele bien, verdad? Mejor sabe. Sigue leyendo.

Qué es el Workflow Automation

Es muy habitual que si hablamos de flujos de trabajo, pienses que esa es una lección aprendida. Bien pensado, joven padawan. Sin embargo, vayamos al fondo de esa cabecita perfeccionista. Puede que a menudo te preguntes,-  si llevo años implementando flujos de trabajo en mi organización, ¿por qué sigo sin alcanzar mis objetivos de forma eficiente? ¿Estoy optimizando todos mis recursos? ¿Podría producir más?

Maravilloso auto-tercer-grado. La cuestión es que, por muy bien organizado que esté tu equipo, si no hay un proceso automático, sigue habiendo margen de error humano. Además, nunca he escuchado a ningún directivo decir: ‘lo hago demasiado bien’. Por eso, siempre cabe una vuelta de rosca más.

Gracias a la automatización, cada paso del flujo de trabajo será una mera consecución de la acción anterior (bendito efecto dominó). De este modo, no se pierde ni un segundo en delegar, no hay que tomar decisiones improvisadas y no dejamos lugar a posibles errores. Con un flujo de trabajo automatizado aumentarás la velocidad, la eficacia y la eficiencia de tus proyectos. Te encanta, ¡y lo sabes!

Qué procesos del negocio deberías automatizar

No lo quieres… ¡Lo necesitas! Antes de ponernos manos a la obra te preguntarás,-¿qué departamentos se pueden automatizar?-. Realmente todos son susceptibles de automatización. La prioridad de automatizar un departamento u otro dependerá de las necesidades de tu empresa y de tu equipo. Aquí van algunos ejemplos donde la automatización cae como anillo al dedo:

Contabilidad y tareas administrativas

Partiendo de la base de que donde hay dinero no debe haber fallos, es de suma importancia automatizar los flujos de trabajo en el departamento de administración y contabilidad. Este ámbito de la empresa es un buen ejemplo de tareas repetitivas y documentales. Esto último implica una dificultad añadida, el traspaso de documentación entre miembros del equipo y externos (contratos, presupuestos, facturas, visados, etc).  

Ventas

El equipo de ventas marcará el ritmo del flujo de trabajo, por lo que su conexión con el resto de departamentos es fundamental. Su conexión con administración será el pistoletazo de salida para que el equipo de producción se ponga manos a la obra. Cualquier malentendido o error en este proceso es de vital importancia

A la hora de implementar el proceso de ventas, será crucial identificar las etapas y definir las acciones. Una vez dibujado este flujo y plasmado, las automatizaciones son clave para que cada persona del equipo esté al tanto de los accionables que le corresponden en cada momento y para evitar acciones repetitivas que o precisan intervención de personal. 

Recursos Humanos

La automatización en Recursos Humanos puede ayudar a agilizar muchos procesos. La gestión de personal es la fuente que nutre al resto de departamentos de la empresa, por ello el flujo de información debe ser constante, fluido y bidireccional. Gracias a automatizar este flujo, se optimiza la velocidad de los procesos de selección, la elaboración de nóminas, la validación de vacaciones, los procesos de formación, etc.

Marketing

Debido a la digitalización de sus acciones, este departamento suele ser el que posee más tecnología implantada para las automatizaciones. Habitualmente, se aplican a  tareas como clasificar leads, recopilar información de formularios y pasar información al equipo de ventas. De cara a la evaluación de resultados, con las workflow automations podemos medir el  impacto de campañas en medios digitales, conocer el número de visitas web, y activar automáticamente otras campañas, como email marketing, por ejemplo.

¡Para muestra, un botón! Estos son algunos ejemplos de procesos empresariales que deben automatizarse, aunque se podría continuar en una larga lista de tareas y departamentos que se pueden beneficiar de optimizar flujos de este modo. Si buscas resultados tangibles, allá vamos.

Cuáles son las ventajas de automatizar tus flujos de trabajo

Ahorra tiempo

El tiempo no sobra nunca. Si dejas de controlar el workflow de forma manual y lo automatizas, tú y tu equipo ahorraréis tiempo. Optimiza la automatización, gana tiempo y vuelve a invertirlo en tu proceso. El triángulo perfecto 😉

Aumenta la calidad de tus resultados

Lógica pura: si eliminas el margen de error de tus procedimientos, conseguirás que los resultados sean certeros. Blanco y en botella.

Ahorra en costes

Si controlas tus recursos y tus procesos, se acaban las pérdidas. Seguro que muchas veces has tenido la sensación de que has invertido tanto en un proyecto que terminas por fundirte el presupuesto. Es una sensación muy común que se puede reducir eliminando esas tareas poco relevantes y cuantificando los recursos invertidos de forma automática.

Consigue que tu equipo esté concentrado

Menos es más. Simplifica el día a día de cada persona y conseguirás que tenga más claros los objetivos. Si una persona puede centrarse exclusivamente en lo verdaderamente importante, su concentración será mucho más alta y sus resultados mejores.

Cómo automatizar tus Flujos de Trabajo en 6 pasos

 

1- Lo esencial son las personas

Automatizar cosas está genial, pero lo primero es lo primero. Las personas son la parte fundamental de este proceso, y es necesario tener en cuenta cuáles son partícipes de cada proceso. Escucha a tu equipo y empatiza con cada rol

“El talento debe ser visto como el ingrediente más indispensable para el éxito, pero el éxito también depende de cómo se gestiona ese talento”. Allan Schweyer

2- Identifica los procesos

Para empezar a automatizar procesos recuerda no querer abarcar el 100% de de ellos; el que mucho abarca, poco aprieta. Por tanto, el primer paso es identificar cuáles debes automatizar y el orden. Te recomiendo la matriz de Eisenhower, con la que serás capaz de identificar la importancia y urgencia de cada proceso.

3- Elige el software ideal para ti

Una vez que has identificado los procesos que van a necesitar un flujo de trabajo automatizado, debes identificar un software de workflows automations que te permita plasmar los datos de forma personalizada. Con el primero será sencillo identificar una herramienta, pero conforme quieras abarcar más procesos, será más complicado encontrar el software que te permita plasmarlos todos. Analiza los beneficios de cada una y elige la que más se adapte a tus necesidades. 

4- Prepara a tu equipo

Para que todo el proceso de automatización funcione, es esencial formar a tu equipo de manera que entienda a la perfección el funcionamiento del software. Crea una guía o playbook para que todos sepan el funcionamiento de las automatizaciones y cómo interactuar con ellas. 

5- Marca objetivos

Crea una serie de objetivos que sean medibles para comprobar la efectividad del software que has elegido. Revisa la evolución mensualmente o semanalmente. En los inicios es recomendable que se haga un seguimiento exhaustivo para hacer modificaciones y ajustes rápidamente.

6- Mide los resultados

Una vez que lo hayas implementado y los equipos se hayan adaptado, mide los resultados para comprobar que realmente has optimizado tus procesos. Repite el proceso tantas veces como sea necesario para seguir mejorando siempre. ¡Deja que fluya!

Ejemplos de Workflows Automatizados con Zinkee

La teoría es fundamental, pero del dicho al hecho hay un trecho. Por eso, ¿qué mejor forma de asentar conceptos que con la experiencia? En Zinkee ya estamos aplicando la automatización de flujos de trabajo en nuestros equipos para optimizar nuestros recursos.

Nuestro equipo se divide en distintos departamentos, con objetivos propios y comunes. Sin perder de vista el objetivo empresarial, cada equipo organiza sus tareas y diseña su flujo de trabajo. Con nuestra herramienta somos capaces de plasmar cada proceso y automatizarlo para mejorar los resultados.

Aquí van varios ejemplos de procesos en los que aplicamos las workflow automations para organizar tareas:

Realizar procesos de selección

El enchufismo no nos va, por eso tenemos un proceso de recluamiento profesionalizado. El recruiting es un proceso con etapas bien diferenciadas y donde intervienen varios roles decisores. Desde la emisión de una oferta de trabajo hasta la selección del empleado, tenemos varios niveles de validación: evaluación de CVs de candidatos, primera llamada, entrevista presencial con rrhh, entrevista con el responsable del departamento, validación del CEO y contratación.

Sin perder el componente humano, esencial para los procesos de selección de personal, en Zinkee agilizamos las tareas repetitivas en las que este componente no es necesario con el fin de mejorar el proceso. Por ejemplo: traspaso de curriculums, crear tareas para los entrevistadores, plasmar el feedback de cada parte del proceso, etc. 

Time tracking

“Si el tiempo es lo más valioso, la pérdida de tiempo es el mayor de los derroches” (Benjamin Franklin). Con Zinkee, cada empleado puede plasmar el tiempo que tarda en realizar cada tarea y dejar constancia de ello, de manera que pueda reflexionar sobre el tiempo que emplea en cada una de ellas y tomar decisiones que aumenten su productividad.

Gestión de incidencias

Cada incidencia debe suponer un estado de alarma en tu equipo y un accionable para resolverla. Zinkee te permite llevar un seguimiento automatizado de las posibles incidencias que puedan presentar tus clientes. Además, convierte la incidencia en tarea para su respectivo responsable, lo cual te permite solventarlas de una forma más rápida y eficiente.

Organización del CRM

Para el equipo de ventas es esencial llevar el control de su CMR (Customer Relationship Management). Con la automatización de este flujo de trabajo no se pierde información de los clientes ni del estado del proceso en el que se encuentran. Además, se agiliza el trabajo en cadena, traspasando la información y las tareas a quién corresponda en cada momento.

Conclusiones

Ya sabes. Si quieres optimizar el tiempo y esfuerzo que tu equipo dedica a la empresa, profesionaliza su trabajo. Estudia los procesos y automatiza las etapas del workflow que no precisen de la intervención humana. Haciendo más práctico el trabajo de los empleados, mejorarán sus resultados

En definitiva, que todos los músicos de tu banda sepan cuál es la canción que vais a tocar. Que cada uno conozca su partitura. Y si tienes que automatizar varias piezas en playback, no lo dudes. El resultado será brutal.

Por si aún tienes dudas para dar el salto a las workflow automations, ahí va un último consejo:

“Cambia antes de que tengas que hacerlo.” 

Jack Welch. Empresario, ex-presidente de General Electric

 
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